Pour faire une description analytique d’un document, il est d’abord nécessaire d’associer des dimensions au type de document. Le logiciel affichera les dimensions associées dans la description analytique des documents du type en question. À côté de l’assignation des dimensions, vous pouvez spécifier aussi dans la définition du document les combinaisons disponibles des valeurs des dimensions que vous pourriez utiliser dans la description analytique du type de document donné.

Pour associer des dimensions analytiques et un modèle d’associations à un type de document donné, sélectionnez à partir du menu Configuration l’élément Types dans le groupe Documents.

Une fois le bouton sélectionné, le logiciel affiche une liste des types de documents. Il faut sélectionner un type de document et cliquer sur le bouton [Modifier] situé dans le groupe Liste.

Vous pouvez assigner les dimensions analytiques au type de document donné dans l’onglet Dimensions.

L’onglet Dimensions est divisé en deux sections : Dimensions de l’utilisateur et Dimensions analytiques.

Dans la section Dimensions de l’utilisateur, le système affiche les dimensions que vous pouvez assigner. Pour assigner une dimension à un objet donné, sélectionnez-la sur la liste et ensuite cliquez sur le bouton [Ajouter un lien] ou cliquez deux fois sur la dimension donnée.

Dans la section Dimensions analytiques, le système affiche les dimensions assignées à l’objet donné. Pour supprimer la dimension assignée, sélectionnez la dimension sur la liste et cliquez sur le bouton [Supprimer le lien] ou cliquez deux fois sur la dimension donnée.

Le système permet aussi de spécifier dans la définition du type de document la dimension analytique comme obligatoire. Si la dimension analytique a été spécifiée comme obligatoire et vous n’avez pas indiqué durant la réalisation de la description analytique la valeur pour la dimension donnée, le système affiche le message suivant à l’enregistrement de la description analytique : « La valeur pour la dimension obligatoire n’a pas été définie : [Nom de la dimension] ».

Dans l’onglet Description analytique du document, les champs dans les colonnes dédiées aux dimensions obligatoires sont présentés en jaune.

En outre, vous pouvez spécifier un modèle d’associations pour le type de documents donné dans l’onglet Description analytique.

Vous pouvez définir dans la définition du document des valeurs des dimensions analytiques pour le modèle d’associations de manière similaire à la définition du modèle d’associations à partir de Principal → Modèles d’associations, ce qui a été décrit dans le chapitre Définir un modèle d’associations. Vous pouvez aussi assigner le modèle d’associations défini au préalable en cliquant dans le menu principal sur le bouton [Sélectionner le modèle].

Voici les règles qui régissent l’assignation du modèle d’associations :

• Il est possible d’assigner uniquement un modèle d’associations à un type de document donné.
• Dans le cas où les combinaisons disponibles des valeurs des dimensions analytiques ont été déjà spécifiées pour le type de document donné, le système affiche le message suivant : « La définition du document contient déjà les associations définies. Les éléments existants seront supprimés. Voulez-vous continuer ? ». Vous pouvez assigner un nouveau modèle à la définition du document ou maintenir les données inchangées.
• Durant l’assignation du modèle à un type de document, le système contrôle la conformité des dimensions assignées à la définition du document face aux dimensions attribuées au modèle sélectionné. En cas de divergences, le système affiche le message suivant : « La définition du document contient d’autres dimensions que celles indiquées dans le modèle. Voulez-vous continuer ? ». Si vous décidez de continuer, le système ajoute les enregistrements appropriés de la description analytique et les noms des dimensions seront affichés après avoir assigné les dimensions manquantes au type de document donné.