Lors du travail avec le système, il arrive qu’il faille contrôler si les données comprises dans un module concret sont correctes et notamment, effectuer des travaux de réparation ou de mise à jour des structures existantes.
Pour réaliser la reconstruction des comptes, il faut au niveau du menu Compléments sélectionner le bouton [Reconstruction des comptes] du groupe de boutons Options spéciales.
La fenêtre Reconstruction des comptes s’ouvre en affichant les éléments suivants :
- Période comptable – permet de sélectionner à partir de la liste déroulante une période comptable ou une période partielle pour laquelle l’option sera réalisée
- Copie de sauvegarde réalisée – paramètre décoché par défaut Le fait d’avoir coché le paramètre équivaut à l’exécution de la copie de sauvegarde de la base de données. Le paramètre décoché désactive le bouton [Sélectionner] et bloque la réalisation de l’option de reconstruction des comptes.
La balance générale regroupe les valeurs des écritures sur les comptes dans le cadre d’une période comptable/partielle donnée. Lors de l’ajout d’une écriture comptable, les valeurs appropriées sont additionnées dans des agrégations. Si l’on établit une balance générale pour une période comptable/période partielle, les valeurs sont chargées directement depuis ces agrégations sans recalcul des données. Lors de la reconstruction, le logiciel analyse toutes les pièces comptables et réalise des calculs appropriés. Les valeurs calculées remplacent les agrégations déjà existantes.
La durée de réalisation de la reconstruction dépend de la quantité des comptes et des écritures comptables.