Lors du travail avec le système, il arrive qu’il faille contrôler si les données comprises dans un module concret sont correctes et notamment, effectuer des travaux de réparation ou de mise à jour des structures existantes.

Pour réaliser la reconstruction des lettrages, il faut au niveau du menu Compléments sélectionner le bouton [Reconstruction des lettrages] du groupe de boutons Options spéciales.

La fenêtre Reconstruction des lettrages s’ouvre en affichant les éléments suivants :

• Date de comptabilisation à partir du/Date de comptabilisation jusqu’au – plage de dates où les écritures définitives saisies sur un compte lettrable sont prises en compte dans la procédure de reconstruction
• Réparer automatiquement – paramètre décoché par défaut. Une fois coché, le système contrôle si les montants à lettrer dans les écritures définitives sont corrects et en cas de non-conformités observées, il les corrige et le paramètre Copie de sauvegarde réalisée est affiché.
• Copie de sauvegarde réalisée – paramètre décoché par défaut. Le fait d’avoir coché le paramètre équivaut à l’exécution de la copie de sauvegarde de la base de données. Le paramètre coché active le bouton [Valider] et permet de réaliser l’option spéciale.

La reconstruction des lettrages consiste, entre autres, en la réalisation des lettrages, vérification et réparation des états courants des lettrages.

Chaque écriture définitive est contrôlée par rapport aux critères de reconstruction, cela veut dire, on vérifie si une écriture possède un document source. Le système vérifie si une écriture définitive a été créée sur la base de :

• paiement (identifiant du paiement)
• opération (identifiant de l’opération)
• montant du solde d’ouverture/du paiement)
• élément de la note comptable associé au paiement

Si l’écriture définitive remplit ce critère, le logiciel vérifie le statut de l’objet source. Il vérifie si l’objet en question a été réglé (entièrement ou partiellement).

S’il existe un règlement du document source, le logiciel vérifie si les objets associés ont été comptabilisés de manière qu’il soit possible d’identifier ces liens et si les écritures définitives répondent aux critères du lettrage.

Cette procédure ne concerne pas les écritures définitives qui répondent aux critères de compensation, ce qui veut dire qu’elles sont saisies sur des comptes différents. Dans le cas de cette opération, les écritures définitives de compensation ne sont pas générées.

Si tous les critères ci-dessus sont remplis, pour chaque paire, le logiciel détermine le montant de lettrage et actualise les données (montants, identifiants) dans les tableaux correspondants enregistrant les liens.