L’onglet Comptabilité disponible dans le menu Système → Configuration permet de configurer les paramètres comptables les plus importants qui devraient être spécifiés avant de commencer le travail avec la zone de comptabilité.

Les paramètres sont regroupés en sections :

• Général
• Périodes comptables
• Plan comptable
• Opérations caisse/banque
• Description analytique

Général

La section Général regroupe les paramètres suivants :

• Abréviation pour Débit – possibilité de définir le nom du côté gauche du compte comptable.
• Abréviation pour Crédit – possibilité de définir le nom du côté droit du compte comptable
• Préfixe du symbole du document non validé – possibilité de définir un préfixe du document non validé
• Indication des comptes dans une écriture définitive – options disponibles :
  • Au choix – les écritures définitives peuvent être introduites avec ou sans compte de contrepartie
  • Partie simple – les écritures définitives ne peuvent être introduites uniquement d’un seul côté du compte
  • Partie double – les écritures définitives ne peuvent être introduites uniquement de deux côtés du compte
• Introduction des écritures définitives négatives – après avoir coché cette case, le système permet d’introduire des écritures définitives négatives dans des ordres de comptabilisation. Il est préféré de décocher cette option pour les entreprises actives sur le territoire des États-Unis.
• Écriture de contre-passation – suite à la sélection de cette option et en cas de suppression de l’écriture comptable validée, les écritures définitives seront créées au montant positif sur les côtés opposés aux côtés de l’écriture corrigée. Cette option est exigée sur le territoire de la France.
• Numérotation des registres TVA – décide du mode de numérotation des documents dans les registres TVA (Nº) Deux possibilités de numérotation des registres sont au choix : Annuelle ou Mensuelle
• Contrôle du cycle d’imputation – décide de la disponibilité des fonctionnalités liées au contrôle du cycle d’imputation
• Génération des factures TVA dans le registre pour les factures établies à partir des reçus – ce paramètre est disponible dans la version polonaise du système. Il décide si au moment de validation de la facture générée à partir d’un reçu (ou ses correctifs), un document de la facture TVA sera créé dans le registre TVA de vente (ou document du correctif de la facture TVA).

Périodes comptables

La section Périodes comptables met à disposition les paramètres suivants :

• Durée maximale de la période comptable – nombre de mois – cette option vous permet de définir un nombre maximal de mois qui constituent la période comptable. En version française et polonaise, c’est 23 mois et en version espagnole 12 mois qui ne peuvent pas être modifiés.

• Périodes comptables sans lacunes temporelles

Si le paramètre est coché :

• la date de clôture de la période comptable précédente est vérifiée lors de la définition des périodes comptables. Le système définit comme la date d’ouverture le jour suivant après la date de clôture
• le système vérifie lorsque vous modifiez des périodes comptables et tentez de modifier la date de clôture s’il existe la période comptable suivante. Si oui, la possibilité de modifier la date de clôture est bloquée

Si le paramètre est décoché, vous pouvez définir la date d’ouverture quelconque de la période suivante lors de la définition des périodes comptables.

• Uniquement deux périodes comptables ouvertes

Durant la définition de la période comptable :

• si le paramètre est coché, le système vérifie lors de la définition des périodes comptables le nombre de périodes comptables ouvertes. Si la première période n’est pas validée, vous ne pourrez pas ajouter la troisième période comptable consécutive.
• si le paramètre est décoché, vous pouvez définir lors de la définition des périodes comptables le nombre quelconque de périodes comptables ouvertes (le fonctionnement n’a pas changé).

Plan comptable

La section Plan comptable comprend les paramètres suivants :

• Comptes en devises ajoutés en tant que sous-comptes analytiques
  • Une fois cette option est cochée, le système permet de créer des comptes en devises en tant que sous-comptes analytiques pour les comptes auxiliaires des entités. En cas de comptabilisation d’un document donné avec un schéma comptable, il est nécessaire de cocher le paramètre Comptabilisation en devises. Ce paramètre concerne aussi la création automatique d’un compte durant la comptabilisation avec un schéma.

Le plan comptable se présente alors de la manière suivante :

• • Si le paramètre est décoché, l’apparence du plan comptable dans la même situation se présentera de manière suivante :

• Ajout des comptes synthétiques auxiliaires – si cette option est cochée, vous pouvez définir un compte synthétique auxiliaire. Cette option est requise principalement sur le territoire de l’Allemagne.

• Contrôle de la numérotation des comptes
  • Pas de contrôle – le contrôle de la numérotation des comptes est inactif. Durant la création et la conversion de la base de données, le contrôle de la numérotation des comptes est désactivé par défaut.
  • Avertissement – durant l’enregistrement d’un compte qui ne répond pas aux conditions spécifiées dans le schéma de numérotation affecté, le système affiche le message approprié mais permet d’enregistrer un tel compte.
  • Blocage – le système ne permet pas d’enregistrer le compte qui ne répond pas aux conditions spécifiées dans le schéma de numérotation assigné.
• Afficher le nom du compte dans l’infobulle – ce paramètre permet de spécifier le mode d’affichage du nom du compte indiqué dans sur les objets ou sur les listes. Vous pouvez sélectionner l’une de deux options :
  • Compte en cours – le nom du compte en cours indiqué sur l’objet ou sur la liste est affiché
  • Chemin complet du nom du compte – le chemin complet du nom du compte est affiché alors les noms de tous les comptes supérieurs par rapport au compte indiqué et le nom du compte donné commençant par nom du compte du niveau le plus bas

Opérations caisse/banque

La section Opérations caisse/banque comprend les paramètres suivants :

• Remplir automatiquement le champ “À titre de”
• Numérotation automatique par défaut
• Copier le paramètre « Règlement » dans l’écriture définitive  
• Enregistrer les opérations négatives
• Correction automatique

Vous trouverez la description de ces paramètres dans l’article Paramètres de configuration liés aux opérations caisse/banque (catégorie Finances → Opérations caisse/banque) :

Description analytique

La section Description analytique comprend les paramètres suivants :

• Modification dans les documents comptabilisés

Si le paramètre est coché, il est possible de modifier la description analytique dans les documents comptabilisés. Ce paramètre est décoché par défaut. Vous pouvez le cocher au moment quelconque du travail avec le système.

• Permettre de définir la description pour les éléments à montant nul

Si le paramètre est coché, il est possible d’enregistrer un élément à montant nul de la description analytique. Le paramètre est décoché par défaut. L’utilisateur peut le cocher à n’importe quel moment du travail avec le système.