Le système permet d’ajouter aussi bien les bons d’achat individuels qu’une série de bons d’achat.

L’option d’ajout des bons d’achat est disponible dans le menu Liste des bons d’achat. Pour ouvrir cette liste, allez dans le menu Principal et cliquez sur le bouton [Bons d’achat] dans le groupe de boutons Listes des répertoires.

Pour ajouter un nouveau bon d’achat au système, cliquez sur le bouton [Ajouter] disponible dans le menu principal au-dessus de la liste des bons d’achat et sélectionnez à partir de la liste déroulante l’un des types de bons d’achat définis au préalable.

Suite à la sélection du type de bon d’achat, le formulaire du bon d’achat nouvellement créé s’affiche.

Le formulaire d’en-tête affiché à gauche contient les informations relatives au statut actuel du bon d’achat, à savoir :

• Initialisé – le bon d’achat est en train d’être créé et il n’est pas encore enregistré
• Enregistré – le bon d’achat prend ce statut après avoir cliqué sur le bouton [Enregistrer] dans le menu principal L’utilisateur peut toujours modifier le montant initial, le délai de validité et supprimer le bon d’achat.
• Validé – le bon d’achat prend ce statut après avoir cliqué sur le bouton [Valider] dans le menu principal. Il peut être délivré en tant que carte de fidélité, utilisé pour réaliser le remboursement ou bloqué.
• Entré en stock – le bon d’achat n’a pas été vendu et il est disponible en stock

• Actif – le bon d’achat prend ce statut au moment de sa vente, délivrance ou association à un client/fournisseur
• Réalisé – le bon d’achat donné est entièrement utilisé et il n’est plus possible de l’utiliser dans le système
• Bloqué – le bon d’achat prend ce statut après avoir cliqué sur le bouton [Bloquer]. Cette option est décrite dans l’article Bloquer les bons d’achat.

Les champs et les paramètres suivants sont aussi disponibles :

• Montant initial, Délai de validité – les champs sont remplis automatiquement sur la base du type de bon d’achat, ils peuvent être modifiés par l’utilisateur
• Date d’émission, Type, Genre, Numéro – les champs sont remplis automatiquement sur la base du type de bon d’achat, ils ne peuvent pas être modifiés
• Réglé, Montant restant, Date d’activation, Date de délivrance et Date d’utilisation – les champs mis à jour automatiquement sur la base des informations du paiement réalisé avec un bon d’achat et enregistré dans le système
• Localisation, Traité par – les champs permettant de sélectionner un centre et un employé qui ont délivré le bon d’achat

Le formulaire du bon d’achat contient les onglets suivants :

• Documents associés – cet onglet est automatiquement rempli par le système, les documents payés avec un bon d’achat s’affichent ici
• Attributs et Pièces jointes – comprennent les listes des pièces jointes et des attributs associés au bon d’achat. Les fonctions des attributs et des pièces jointes dans le système Comarch ERP Standard ont été décrites en détail dans les articles : Onglet Codes promo, Description analytique, Attributs, Pièces jointes et Historique des modifications.

Ajout en série des bons d’achat

Pour ajouter une série de bons d’achat au système, cliquez sur le bouton [Générer] disponible dans le menu principal au-dessus de la liste des bons d’achat. Dans la fenêtre d’ajout en série des bons d’achat, l’utilisateur spécifie les valeurs pour les champs suivants :

• Types de bons d’achat – une liste déroulante à partir de laquelle l’utilisateur sélectionne l’un des types de bons d’achat Propres disponibles
• Nombre de bons d’achat – l’option utilisée de manière interchangeable avec l’option Import à partir d’un fichier qui permet d’importer à partir d’un fichier csv les bons d’achat avec les numéros spécifiés conformes au schéma de numérotation défini
• Montant initial – champ rempli automatiquement sur la base du type de bon d’achat, il peut être modifié par l’utilisateur
• Délai de validité du – champ rempli automatiquement sur la base de la date système. Ce champ n’est pas affiché si le paramètre depuis l’activation est coché lors de la définition du type de bon d’achat
• Générer avec le statut – une liste déroulante à partir de laquelle il faut sélectionner le statut dans lequel les bons d’achat seront générés
• Localisation – champ permettant de sélectionner un centre qui sera propriétaire des bons d’achat

En outre, la fenêtre d’ajout en série des bons d’achat met à disposition les paramètres suivants :

• Imprimer les bons d’achat – une fois le paramètre coché, les bons d’achat générés seront automatiquement imprimés
• Enregistrer la livraison – permet d’enregistrer les livraisons à entrer en stock à l’aide des documents Bon de réception/Profit. Vous pouvez le cocher uniquement lorsque le paramètre Créer une commande fournisseur est décoché et pour les types de bons d’achat associés aux articles (il existe dans le système l’article de type Bon d’achat). Une fois ce paramètre coché, les champs supplémentaires suivants apparaissent :
  • Document – liste déroulante à partir de laquelle il faut sélectionner un type de document permettant d’entrer les bons d’achat en stock
  • Fournisseur – champ permettant de sélectionner un fournisseur qui va apparaître dans le document de réception des bons d’achat
• Créer une commande fournisseur – permet d’établir une commande fournisseur pour les bons d’achat générés dans le processus d’ajout en série. Vous pouvez le cocher uniquement lorsque le paramètre Enregistrer la livraison est décoché. Une fois ce paramètre coché, le système affiche le champ Fournisseur dans lequel il faut sélectionner un fournisseur qui apparaitra dans la commande fournisseur.