La clôture des périodes d’opérations commerciales est réalisée à deux niveaux. Une période peut être close provisoirement ou définitivement.
La clôture provisoire ne permet pas d’ajouter de nouveaux documents aux opérateurs sans droits de clore les périodes d’opérations commerciales. La clôture définitive d’une période ne permet pas du tout d’établir les documents durant cette période.
Une condition nécessaire pour clore définitivement ou provisoirement une période est :
- l’absence de documents non validés dans une période donnée (seuls les documents avec la case cochée Inclure dans la période commerciale sont vérifiés)
- la validation de toutes les périodes d’opérations commerciales précédentes.
Pour clore une période, cochez la case Clore jusqu’au dans le formulaire de cette période et définissez la date de clôture (pour la clôture simple, la date doit être comprise dans un intervalle défini dans les champs Du et Au ; pour la clôture définitive, la date de clôture doit être égale à la date saisie dans le champ Au). En plus, vous devez sélectionner dans le champ Statut l’un de deux statuts offerts – Clos provisoirement ou Clos définitivement.
Une fois les modifications enregistrées, le système remplit automatiquement le champ Date de clôture avec la date en cours.
Si une période est close mais pas de manière définitive, l’opérateur autorisé à clore les périodes commerciales peut modifier la date dans le champ Clore jusqu’au. Il est à noter qu’une nouvelle date doit être postérieure à la date saisie dans ce champ et antérieure ou égale à la date dans le champ Au. Lors de l’enregistrement des modifications, le système vérifie à nouveau s’il existe dans une période entre la date du champ Du et Clore jusqu’au les documents non validés (seuls les documents avec la case cochée Inclure dans la période commerciale sont vérifiés). Si les modifications sont enregistrées, le système mettra à jour la date dans le champ Date de clôture.
Lors de la clôture des périodes commerciales, le système vérifie également s’il existe dans une période donnée des documents d’inventaire non validés. Si oui, il en informe l’opérateur et demande si celui-ci veut quand même clore cette période.
Si l’option permettant de lier les périodes commerciales aux périodes comptables est activée, cela veut dire que l’acceptation de la période comptable entraîne automatiquement la clôture de toutes les périodes commerciales associées jusqu’à la date correspondant à la date définie dans le champ Clore jusqu’au pour la période comptable.
Si aucune période d’opérations commerciales n’est définie dans la base, le système va créer automatiquement la première période tout en définissant les valeurs des champs données :
- Du :
- date de début de la période comptable s’il n’y a pas dans la base des transactions enregistrées avec une date antérieure à la date de début de la période comptable
- date de la première transaction s’il y a dans la base des transactions enregistrées avec une date antérieure à la date de début de la période comptable
- Au – date à partir du champ Clore jusqu’au définie pour la période comptable
- Clore jusqu’au – date à partir du champ Clore jusqu’au définie pour la période comptable
- Statut – option Clos provisoirement
Après avoir validé une période comptable, le statut de toutes les périodes commerciales dont la date de fin est antérieure ou égale à la date de validation de la période comptable sera changé en Clos définitivement. Si une période d’opérations commerciales commence avant et termine après la date de validation de la période comptable, le système va changer automatiquement le statut des périodes d’opérations commerciales en Clos en termes de comptabilité.
Les dépendances entre le statut de la période comptable et le statut de la période d’opérations commerciales sont démontrées dans le tableau ci-dessous :
| Statut de la période comptable | Statut de la période d'opérations commerciales | Commentaire |
|---|---|---|
| Accepté | Clos provisoirement | Durant cette période, les documents peuvent être établis uniquement par l'opérateur autorisé à clore les périodes d'opérations commerciales. |
| Validé | Clos définitivement | Une telle combinaison de statuts signifie que la date de clôture de la période comptable correspond à la date de clôture de la période d'opérations commerciales. |
| Validé | Clos en termes de comptabilité | Une telle combinaison de statuts signifie que la date de clôture de la période comptable est antérieure à la date de clôture de la période d'opérations commerciales. Dans cette période, il est impossible à tous les opérateurs d'établir les documents. Le statut Clos en termes de comptabilité est défini automatiquement suite à l’interaction avec la période comptable. |
Une période d’opérations commerciales close mais pas définitivement peut être ouverte à nouveau. Les conditions à remplir pour qu’une telle action soit possible à effectuer sont les suivantes :
Il faut avoir les droits de clore les périodes d’opérations commerciales.
Le statut de la période est Clos provisoirement.
Après une période donnée, il existe uniquement des périodes avec le statut Ouvert.
Si la case Limiter le nombre de périodes commerciales ouvertes est cochée, le nombre de périodes avec le statut Ouvert est inférieur à la valeur du paramètre.