Le système permet la clôture des écritures comptables :

• pour une période comptable entière
• pour une période comptable partielle – option Clore jusqu’au
• dans le cadre des journaux spécifiés

La fonctionnalité de clôture des journaux n’est disponible que si la case Numérotation dans le journal uniquement est cochée dans le formulaire de la période comptable. Elle est étroitement liée à la période comptable donnée.

Le paramètre Clôture des journaux est affiché dans le formulaire de la période si l’opérateur possède le droit à la clôture des périodes comptables (Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs → Autres droits → Clôture des périodes comptables). Si au moins l’un des journaux est fermé, il est impossible de décocher le paramètre donné.

Les journaux comptables partiels peuvent être fermés de deux niveaux :

• Configuration → Comptabilité → Périodes comptables → modification d’un journal

Exemple

L’utilisateur définit dans le journal le statut Clos provisoirement au 28/02/2019 (journal clos provisoirement pour 28/02/2019) et essaye ensuite de changer le statut en Accepté pour 15/01/2019. Cela n’est pas possible.

L’utilisateur définit dans le journal le statut Clos provisoirement au 28/02/2019 (journal clos provisoirement pour 28/02/2019) et essaye ensuite de changer le statut en Clos provisoirement pour 31/03/2019. Cela est possible.

L’utilisateur définit dans le journal le statut Clos provisoirement au 28/02/2019 (journal clos provisoirement pour 28/02/2019) et essaye ensuite de changer le statut en Clos définitivement pour 31/01/2019. Cela est possible.

• Comptabilité → Liste des écritures → [Clore le journal]

Une fois la case Clôture des journaux cochée, le bouton [Clore le journal] s’affiche dans le menu principal de la liste des écritures.

Si l’option Tous est choisie dans le champ du filtre Journal, le bouton [Clore le journal] dans le menu supérieur permet la clôture de tous les journaux. S’il n’est pas possible de clore un journal (à cause des écritures dans le brouillon), les journaux qui peuvent être clos sont clos et une information sur les journaux qui ne le sont pas s’affiche. Il est à noter que vous ne pouvez pas supprimer un journal clos définitivement.

Exemple

Si vous avez clos au moins un journal avec le statut Clos provisoirement jusqu’à la date spécifiée et si vous essayez à la modification suivante de clore tous les journaux jusqu’à la date antérieure, cela n’est pas possible. Le changement de statut en Clos provisoirement est possible pour la date postérieure à la date de dernière clôture et postérieure à la date de dernière clôture de l’un des journaux au moins.

Si vous avez clos au moins un journal avec le statut Clos définitivement jusqu’à la date spécifiée et si vous essayez à la modification suivante de clore tous les journaux jusqu’à la date antérieure, cela n’est pas possible. Le changement de statut en Clos définitivement est possible avec la date postérieure à la date de dernière clôture.

Il existe deux statuts pour la clôture des écritures comptables dans un journal :

• Clos provisoirement – l’utilisateur avec les droits de clore des périodes comptables peut ajouter, modifier, supprimer, valider, contre-passer et renuméroter les écritures comptables dans le cadre des journaux clos provisoirement. Les opérateurs qui n’ont pas de ce droit peuvent uniquement renuméroter les écritures comptables et déplacer les écritures au grand livre et les contre-passer avec la date de comptabilisation égale à la date de clôture.
• Clos définitivement – ce statut équivaut à la clôture définitive des écritures dans un journal donné. Tous les opérateurs sans tenir compte des droits à la clôture des périodes, ne peuvent pas ajouter, modifier, supprimer, déplacer au grand livre et contre-passer, renuméroter les écritures comptables.

Si vous cochez la case Clore jusqu’au, le système définit automatiquement le statut par défaut Clos provisoirement avec la possibilité de sélectionner le statut Clos définitivement.

Attention

Vous ne pouvez pas revenir au statut Ouvert si le journal est déjà clos définitivement.

L’option de la clôture des périodes comptables ou des périodes comptables partielles prévaut à l’option Clôture des journaux. Si vous cochez la case Clôture des journaux pour une période comptable spécifiée, l’option de clôture des périodes comptables partielles va fonctionner comme la validation de tous les journaux jusqu’à la date de clôture de la période partielle (statut Clos définitivement dans tous les journaux). La clôture d’une période fait valider tous les journaux jusqu’au dernier jour de la période comptable.

Si un journal est clos avec une date postérieure à la date de clôture d’une période partielle, la date de clôture ne sera pas réglée à la date antérieure. Dans ce cas, la date de clôture n’est pas mise à jour.

Si le paramètre Lier les périodes commerciales aux périodes comptables est coché dans la fenêtre de configuration Système → Configuration → Commerce et entrepôts, l’opérateur qui souhaite clore les journaux doit disposer des droits pour clore les périodes d’opérations commerciales qu’il faut lui accorder dans la Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs → Autres droits → Clôture des périodes d’opérations commerciales).