La comptabilisation peut réussir ou échouer. Cela dépend du fait si le schéma comptable utilisé est correct.

Comptabilisation d’un document via un schéma comptable correct

Pour comptabiliser le document via le schéma comptable :

• Mettez en surbrillance (en faisant un clic gauche) un document sur la liste.
• Cliquez sur le bouton [Comptabiliser] dans le groupe Comptabilisation.
• En cas de définition de plus d’un schéma comptable pour le type de documents en question, la fenêtre de sélection du schéma et de la date de comptabilisation sera ouverte. Cette fenêtre comporte deux paramètres cochés :
• Utiliser la date du schéma – le paramètre décoché entraîne la possibilité de sélectionner la date de comptabilisation autre que celle suggérée sur le schéma.
• Utiliser le schéma par défaut – le paramètre décoché entraîne la possibilité de sélectionner un schéma comptable affecté à un type de documents donné.
• Après avoir sélectionné la date et le schéma adéquats sur la liste, il faut choisir le bouton [Comptabiliser].
• Si le schéma utilisé est correct, le document sera comptabilisé et l’écriture comptable créée à cette occasion sera visible sur la liste des écritures avec le statut non validé (menu Comptabilité, option Liste des écritures).

Comptabilisation d’un document via un schéma incorrect

Pour comptabiliser le document via le schéma comptable :

• Mettez en surbrillance (en faisant un clic gauche) un document sur la liste.
• Cliquez sur le bouton [Comptabiliser] dans le groupe Comptabilisation.
• En cas de définition de plus d’un schéma comptable pour le type de documents en question, la fenêtre permettant de sélectionner un schéma et une date de comptabilisation sera ouverte.
• Cliquez sur le bouton [Comptabiliser].
• Si le schéma utilisé est incorrect, la comptabilisation du document échoue et un message approprié s’affiche comme, par exemple « L’écriture comptable générée n’est pas équilibrée. Échec de la comptabilisation du document. »
• Si c’est le cas, il faut changer le schéma comptable pour qu’il soit correct et refaire la comptabilisation.

Comptabilisation du document avec un avertissement

Pendant la passation de l’écriture dans le brouillon ou la comptabilisation via un schéma comptable avec le paramètre Créer un compte coché et le numéro de compte saisi qui n’est pas conforme avec le schéma de numérotation assigné, le système affiche dans la fenêtre du journal un message approprié et en fonction du contrôle de numérotation des comptes défini soit la comptabilisation du document sera continuée soit elle sera bloquée.