Comptes auxiliaires – informations générales

Chaque entreprise possède sa propre période comptable, plan comptable et une configuration individuelle des comptes auxiliaires. La configuration des comptes auxiliaires enregistrée pour un centre de type Entreprise est en vigueur dans tous les centres subordonnés par rapport à cette entreprise.

Les comptes auxiliaires sont les comptes avec les répertoires de valeurs assignés, à savoir :

• Client/fournisseur
• Articles
• Employés
• Entrepôts
• Administrations
• Banques
• Taux de TVA
• Immobilisations

Vous pouvez définir et configurer les comptes auxiliaires au niveau de la Configuration → Comptabilité → Comptes auxiliaires ou bien à partir de la Configuration → Répertoires universels → groupe : Types de comptes comptables.

Numérotation des comptes auxiliaires

Si vous configurez les comptes auxiliaires au niveau de la Configuration → Comptabilité → Comptes auxiliaires, vous pouvez spécifier la numérotation des comptes auxiliaires.

Les comptes analytiques auxiliaires peuvent être créés selon les critères suivants :

• Code
• Identifiant
• Plage de numéros
• Nom
• Symbole
• Valeur
• Numéro d’inventaire

Ce paramètre est défini séparément pour chaque répertoire.

Entité – répertoire de valeurs défini

Format du compte :

• Identifiant – compte basé sur un identifiant unique d’un objet de type :
  • Client/fournisseur
  • Article
  • Employé
  • Entrepôt
  • Administration
  • Banque
  • Immobilisation
• Code – compte basé sur un code/symbole unique des objets de type.
  • Client/fournisseur
  • Article
  • Employé
  • Entrepôt
  • Administration
  • Banque
  • Immobilisation
• Plage de numéros – les comptes sont créés en utilisant la plage de numéros définie par l’utilisateur.

Pour pouvoir créer un compte de cette manière, il faut :

• • enregistrer dans le plan comptable un compte pour lequel vous voulez définir la plage de numéros
  • définir sur les comptes auxiliaires que ce compte doit être créé sur la base de la plage de numéros et enregistrer
  • revenir au compte sur le plan comptable, définir la plage de numéros et enregistrer
  • revenir aux comptes auxiliaires, définir la plage de numéros et enregistrer
• Nom – compte pour les taux de TVA est créé sur la base du nom du taux de TVA, par exemple A 23%.
• Symbole – compte pour les taux de TVA est créé sur la base du symbole du taux de TVA, par exemple A.
• Valeur – compte pour les taux de TVA est créé sur la base de la valeur du taux de TVA, par exemple 23%.
• Numéro d’inventaire – compte pour les immobilisations est créé sur la base du numéro d’inventaire de la fiche d’immobilisation.

Nombre de caractères – champ avec une valeur numérique qui détermine la longueur du numéro du compte. C’est à sa base que le nombre de zéros remplissant le numéro du compte analytique pour obtenir la longueur déclarée est ajouté. Ce champ est actif seulement si l’option Identifiant ou Valeur est sélectionnée. La valeur par défaut de l’option Identifiant est 5, sa valeur minimale est 4 et sa valeur maximale est 50. La valeur par défaut de l’option Valeur est 2, sa valeur minimale est 1 et sa valeur maximale est 5.

Types de comptes auxiliaires

La liste des types de comptes auxiliaires est dynamiquement construite sur la base des types d’administrations qui sont définis par l’utilisateur dans les répertoires universels (Configuration → Répertoires universels → groupe Général).

En définissant un type donné du compte auxiliaire, vous pouvez définir une partie du numéro du compte et décider si le compte doit être créé automatiquement à l’enregistrement de la fiche de l’objet donné, par exemple de la fiche client/fournisseur.

Valeur – nom du type de compte

Actif – définit si un type donné de compte est utilisé dans le système.

Compte comptable – compte auquel les comptes analytiques appropriés doivent être ajoutés. Si le compte sélectionné n’est pas un compte auxiliaire, le système en informera en affichant un message approprié mais l’enregistrement sera toujours possible.

Auto-création – paramètre définissant si le compte de l’objet d’un type donné doit être créé automatiquement lors de l’ajout de l’objet. Si cette case est cochée, sur la fiche objet l’option Créer un compte sera activée pour un type donné de compte.

Scénarios de création des comptes auxiliaires

Les comptes auxiliaires peuvent être ajoutés manuellement ou automatiquement au niveau des documents : Solde d’ouverture, Notes comptables et Écritures comptables ainsi que lors de la comptabilisation des documents à l’aide des schémas comptables.

Création manuelle d’un compte synthétique auxiliaire

• Cliquez sur le bouton [Ajouter un compte au même niveau] à partir de la Comptabilité → Plan comptable dans le groupe Liste.
• Dans le formulaire du compte qui s’affichera, remplissez les champs obligatoires et cocher le paramètre Compte auxiliaire.
• Ensuite, sélectionnez le type du compte auxiliaire à créer. Vous pouvez choisir une des options suivantes : Clients/fournisseurs, Articles, Employés, Entrepôts, Administrations, Banques, Taux de TVA, Immobilisations.
• Cliquez sur l’option [Enregistrer].

Création manuelle d’un compte analytique auxiliaire

• Dans le plan comptable, sélectionnez le compte synthétique auxiliaire.
• Cliquez sur le bouton [Ajouter un compte à un niveau inférieur] dans le groupe Liste. Le formulaire du compte analytique auxiliaire s’affichera.
• Sélectionnez le type de compte auxiliaire (qui dépend du répertoire).
• Sélectionnez le client/fournisseur précis en cliquant sur le bouton [Clients/fournisseurs] (la désignation du bouton dépend du répertoire choisi sur le compte synthétique). Ceci fait, la liste des clients/fournisseurs définis dans le système s’affichera. Il faut sélectionner un client/fournisseur précis.
• Le code du client/fournisseur apparaîtra dans le numéro du compte si dans l’onglet de la configuration des comptes auxiliaires, vous avez sélectionné la création des comptes pour les clients/fournisseurs selon le code. Si vous avez choisi la création des comptes pour les clients/fournisseurs selon l’identifiant, ce sera l’identifiant du client/fournisseur de la base de données qui apparaîtra dans le numéro du compte.
• Le nom du compte sera rempli automatiquement avec le nom du client/fournisseur.

• Cliquez sur l’option [Enregistrer].

Création automatique d’un compte analytique auxiliaire pour un seul client/fournisseur sur l’écriture comptable

• Ajoutez une écriture comptable à l’aide du bouton [Ajouter] dans le menu Comptabilité → Liste des écritures. Remplissez les champs obligatoires dans le formulaire de l’écriture comptable qui s’affichera.
• Ensuite, cliquez sur le bouton [Ajouter à l’aide d’un formulaire] dans le groupe Écriture définitive. Le formulaire de l’écriture définitive s’affichera.

• Dans le champ Client/fournisseur, sélectionnez le client/fournisseur auquel vous voulez affecter un compte analytique.
• Dans les champs : Compte Débit/Compte Crédit, sélectionnez le compte synthétique/sous-compte auxiliaire auquel vous voulez associer le compte analytique du client/fournisseur. Les comptes nouvellement créés sont affichés en vert.
• Enregistrez le compte comptable

Création automatique d’un compte analytique auxiliaire pour un seul client/fournisseur dans le document du solde d’ouverture

• Ajoutez un document SO à l’aide du bouton [Ajouter] du groupe Liste dans le menu Comptabilité → Solde d’ouverture. Le formulaire du document de solde d’ouverture s’affichera.
• Ensuite, cliquez sur le bouton [Ajouter à l’aide d’un formulaire] dans le groupe Éléments. Un formulaire de l’élément du SO s’affichera.

• Dans le champ Compte, sélectionnez le compte synthétique/sous-compte auxiliaire auquel vous voulez associer un compte analytique et ensuite cochez le paramètre Créer un compte.
• Dans le champ Client/fournisseur, sélectionnez le client/fournisseur pour lequel vous voulez créer un compte analytique.
• Une fois les champs obligatoires remplis et le bouton [Enregistrer] cliqué, un message sur la création automatique du compte s’affichera. Les nouveaux comptes seront affichés en vert.

Création manuelle d’un compte synthétique auxiliaire

• Cliquez sur le bouton [Ajouter un compte au même niveau] à partir de la Comptabilité → Plan comptable dans le groupe Liste.
• Dans le formulaire du compte qui s’affichera, remplissez les champs obligatoires et cocher le paramètre Compte auxiliaire.
• Ensuite, sélectionnez le type du compte auxiliaire à créer. Vous pouvez choisir une des options suivantes : Clients/fournisseurs, Articles, Employés, Entrepôts, Administrations, Banques, Taux de TVA, Immobilisations.
• Suite au clic sur le bouton [Client/fournisseur] (nom du bouton dépend du type de répertoire), sélectionnez un client/fournisseur.
• Enregistrez le compte comptable

Création automatique d’un compte analytique auxiliaire lors de l’enregistrement d’un objet par exemple fiche client/fournisseur

• créer sur le plan comptable un compte auxiliaire synthétique auquel vous voulez ajouter un compte analytique (par exemple, compte auxiliaire synthétique pour les clients/fournisseurs)
• accéder à la Configuration → Comptabilité → Comptes auxiliaires, aller dans l’onglet Types de comptes, indiquer un type de compte auxiliaire souhaité et assigner le numéro du compte synthétique créé dans le plan comptable à une valeur prédéfinie affichée sur la liste (par exemple, pour le type de compte Client/fournisseur et pour l’option Client). Si le paramètre Auto-création est coché, le compte analytique sera automatiquement créé au moment d’enregistrer la fiche liée à un répertoire donné (par exemple, la fiche client).
• ajouter une nouvelle fiche liée à un répertoire concerné (par exemple, la fiche client/fournisseur). Si c’est un client, le système va suggérer le numéro du compte analytique dans l’onglet Comptabilité de la fiche client.
• Une fois le bouton [Enregistrer] cliqué pour une fiche donnée, le compte auxiliaire analytique d’un client/fournisseur va apparaître dans le plan comptable à condition que le paramètre Créer un compte soit coché à côté d’un compte en question. La définition du paramètre Créer un compte est copiée depuis la définition du type de compte auxiliaire.

• Le code du client/fournisseur apparaîtra dans le numéro du compte si dans l’onglet de la configuration des comptes auxiliaires, vous avez sélectionné la création des comptes pour les clients/fournisseurs selon le code. Si vous avez choisi la création des comptes pour les clients/fournisseurs selon l’identifiant, ce sera l’identifiant du client/fournisseur de la base de données qui apparaîtra dans le numéro du compte et le nom du compte sera rempli avec le nom du client/fournisseur.

Création d’un compte analytique auxiliaire à l’aide d’un schéma comptable

La création d’un compte auxiliaire analytique lié à un client/fournisseur, article, employé, entrepôt, administration, banque, taux de TVA ou immobilisation à l’aide d’un schéma comptable est décrite dans l’article Créer les comptes comptables via un schéma comptable sur la base des types de comptes auxiliaires.

Création d’un compte en devises en tant que sous-compte auxiliaire automatiquement à partir d’une opération caisse/banque

• cocher le paramètre Comptes en devises ajoutés en tant que sous-comptes analytiques dans la Configuration → Comptabilité.
• créer dans le plan comptable un compte auxiliaire synthétique dédié aux clients/fournisseurs
• dans la Configuration → Comptabilité → Comptes auxiliaires dans l’onglet Types de comptes, assigner le compte synthétique créé pour les clients, par exemple, et cocher la case Auto-création
• créer un compte auxiliaire analytique pour un client souhaité
• ajouter, par exemple, une opération DC en USD. Dans le champ Compte comptable, le système va suggérer un compte en devises correspondant. Une fois la case Créer un compte cochée et le bouton [Enregistrer] cliqué, le compte comptable suggéré sera créé dans le plan comptable.
• Une fois le compte 17_1COMARCH-USD créé dans le plan comptable et une opération caisse/banque établie pour le client COMARCH en devise système, le système va proposer dans le champ Compte comptable le compte 17_1COMARCH-EUR.

Création d’un compte analytique en devises automatiquement à partir d’une opération caisse/banque

• décocher le paramètre Comptes en devises ajoutés en tant que sous-comptes analytiques dans la Configuration → Comptabilité
• créer un compte auxiliaire synthétique dédié aux clients/fournisseurs
• dans la Configuration → Comptabilité → Comptes auxiliaires dans l’onglet Types de comptes, assigner le compte synthétique créé pour les clients, par exemple, et cocher la case Auto-création
• créer un compte auxiliaire analytique pour un client souhaité
• ajouter, par exemple, une opération DC en USD. Dans le champ Compte comptable, le système va suggérer un compte en devises correspondant. Une fois la case Créer un compte cochée et le bouton [Enregistrer] cliqué, le compte comptable suggéré sera créé dans le plan comptable.
• Une fois le compte 222COMARCH_USD créé dans le plan comptable et une opération caisse/banque établie pour le client COMARCH en devise système, le système va proposer dans le champ Compte comptable le compte 222-COMARCH.