En fonction du centre/de l’entreprise, il peut s’avérer nécessaire de configurer différemment les documents tout en spécifiant le mode de leur fonctionnement sur la base de différents paramètres, schémas de numérotation ou disponibilité dans la structure d’entreprise.

Les documents peuvent être définis dans :

• l’onglet Documents permettant de modifier les types de documents disponible à partir de l’onglet Configuration → Structure d’entreprise → Entreprise → Documents.
• la Configuration → Documents → Types. Cependant, l’utilisateur a plus d’options de configuration des documents au niveau du centre de la structure mis en mode d’édition.

La configuration au niveau de l’entreprise permet en plus de gérer la disponibilité des séries, entrepôts, registres TVA et la visibilité des documents dans le cadre du centre donné.

Onglet Général

L’onglet Général comprend les informations de base sur le type de document et les paramètres supplémentaires relatifs à la configuration du document dans le cadre du centre/de l’entreprise donnée.

En fonction du type de document, cet onglet comprend les paramètres suivants divisés en sections :

Paramètres

• Code – code symbolisant le nom abrégé du type de document
• Nom – nom complet du type de document
• Groupe – groupe auquel appartient un type de document donné
• Inclure dans la période commerciale – décide si le type de document donné doit être soumis à la vérification dans le cadre des périodes commerciales.
• Exiger de préciser la cause d’annulation – décide s’il est obligatoire de spécifier la cause durant l’annulation du document
• État de stock des marchandises séparé pour chaque entrepôt – ce paramètre est disponible dans la définition du document ESM. Il décide si l’état de stock des marchandises sera présenté selon l’entrepôt

Chargement du taux de change

• Type de taux de change – détermine le type de taux de change de la devise qui sera chargé sur document
• Type de date – détermine la date depuis laquelle la valeur du taux de change doit être chargée
• Nombre de jours avant la date – ce champ permet de corriger le Type de date avec un nombre de jours défini

Paramètres de l’élément

• Précision du tarif – ce champ permet de définir la précision, à savoir le nombre de chiffres après la virgule, avec laquelle les prix seront saisis dans un document
• Contrôle : quantité x prix = montant – ce paramètre contrôle si la valeur d’un élément correspond au produit de cette formule
• Fusionner les éléments des commandes – une fois le paramètre est coché, les éléments des documents générés à partir des commandes seront regroupés s’ils sont conformes en matière de code, désignation, type de tarif, prix, unité, taux de TVA, valeurs des caractéristiques, emballage et employé.
• Fusionner les éléments des documents d’entrepôt – une fois le paramètre est coché, le système se comporte de la même manière que dans le cas du paramètre Fusionner les éléments des commandes mais cela concerne la génération à partir des documents d’entrepôt.
• Vérifier si les caractéristiques sont obligatoires – ce mécanisme vérifie s’il est obligatoire d’indiquer une caractéristique pour un lot étant un élément du document La détermination des caractéristiques obligatoires est réalisée aussi dans la fiche article dans l’onglet Paramètres.

Paramètres du document

• Confirmation du paiement – une fois ce paramètre coché, une fenêtre de confirmation du paiement permettant de générer une opération caisse/banque s’affiche lors de la validation du document
• Opérations non réglées – ce paramètre décide si les documents de ce type seront affichés sur la liste des opérations non réglées
• Générer automatiquement le document d’entrepôt avec le statut – ce paramètre décide si un document d’entrepôt avec un statut défini doit être généré lors de la validation du document commercial
• Date de sortie du document d’entrepôt – ce paramètre définit la date qui sera par défaut la date de vente sur le document commercial
• Date de vente à partir de plusieurs reçus – en cas de génération de la FC à partir de plusieurs reçus, le paramètre détermine la date qui sera considérée comme date de vente
• Générer automatiquement les factures TVA avec le statut – détermine le statut qui recevra la facture TVA générée pour FC/FAC et FA/FAA
• Générer les factures TVA pour les factures établies depuis les reçus dans le registre TVA – permet d’indiquer un registre TVA auquel les factures seront associées
• Autoriser la valeur négative de la facture finale – une fois ce paramètre coché, il est possible de déduire les montants des factures d’acompte qui dépassent le montant de la facture finale concernée
• Division du montant déduit entre les factures d’acompte – spécifie si le montant sera divisé selon la méthode FIFO ou LIFO
• Gestion des offres groupées – une fois coché, il est possible de calculer des offres groupées dans les documents et de décider si elles peuvent être ajoutées automatiquement lors de l’ajout d’un élément ou manuellement
• Correction positive des éléments – une fois coché, la quantité sur l’élément du correctif peut être supérieure à celle dans le document source
• Générer un document d’entrepôt à titre d’escompte – une fois ce paramètre coché, un document d’entrepôt est généré si un escompte a été spécifié dans FC/FA et le payeur a rempli ses conditions
• Contrôle de la marge minimale lors de la génération des documents – si ce paramètre est coché, le système vérifie lors de la génération des documents si les conditions de la marge minimale ont été remplies
• Réserver les ressources – le système va créer par défaut, lors de l’ajout ou l’augmentation de la quantité d’un article dans un document, la réservation pour la quantité indiquée tout en bloquant la vente de l’article provenant d’une livraison donnée
• Réserver les quantités – le système va créer, lors de l’ajout d’un article au document, la réservation pour la quantité indiquée sans bloquer la vente de l’article provenant d’une livraison donnée
• Exclure du traitement les éléments de la commande – permet d’exclure les éléments en conservant le montant d’origine ou en mettant à jour le montant de l’élément et de l’en-tête
• Modifier les éléments de la commande validée – si le paramètre est coché, il est possible d’ajouter, de supprimer et de modifier les éléments dans les commandes en cours de traitement et validées

Méthode de calcul de la TVA

• Méthode de calcul de la TVA – décide de la méthode de calcul de la TVA qui peut être calculée sur le montant HT ou TTC ou en fonction du statut du client
• Regroupement de la TVA – détermine les montants sur lesquels la TVA sera calculée, à savoir le total des éléments de TVA ou la TVA sur le montant total

Autres

• Coûts supplémentaires : algorithme – permet de sélectionner la méthode de division des coûts supplémentaires pour un élément dans un document
• Contrôle du plafond de crédit à la validation du document – ce paramètre détermine le comportement du système en cas de plafond de crédit dépassé du client
• Correction des éléments des offres groupées – permet de décider si le système doit autoriser, avertir ou bloquer les corrections des éléments appartenant aux offres groupées
• Période minimale obligatoire de la conservation – ce paramètre permet de définir la période durant laquelle les données à caractère personnel seront conservées

Onglet Diagramme

Cet onglet présente un schéma graphique avec les statuts des documents prévus pour un type de document donné. À partir de ce niveau, vous pouvez :

• définir la couleur du document en fonction de son statut Pour modifier le statut, il faut cliquer sur le statut donné (un rectangle) sur le diagramme et sélectionner l’option [Modifier] du groupe de boutons Statuts.
• modifier les droits au document – permet de définir les droits pour un groupe d’utilisateurs relatifs à l’exécution des opérations précises sur un type de document donné. Pour modifier les droits, il faut cliquer sur le droit donné (une flèche) sur le diagramme et sélectionner l’option [Modifier] du groupe de boutons Droits.

Onglet Séries

L’onglet Séries permet d’assigner une série donnée à un type de document. En conséquence, elle est mise à disposition et peut être utilisée dans le numérateur du document.

Lors de l’établissement du document, l’utilisateur aura la possibilité de sélectionner la série avec laquelle un document donné doit être établi.

Onglet Entrepôts

L’onglet Entrepôts est disponible pour la plupart des documents commerciaux et d’entrepôt. Dans cet onglet, l’utilisateur peut retirer et ajouter les entrepôts définis dans le système à un type de document. Cela peut être faite à l’aide des boutons [Ajouter] et [Retirer].

En outre, les paramètres suivants sont disponibles dans cet onglet :

• Opérations sur un entrepôt – si ce paramètre est coché, il est possible de charger les ressources d’un seul entrepôt lors de l’établissement des documents commerciaux L’entrepôt sélectionné sera affiché dans l’en-tête du document.
• Favoriser l’entrepôt par défaut – une fois ce paramètre coché, les ressources seront chargées en premier ordre de l’entrepôt par défaut lors de l’ajout d’un élément au document. Ce paramètre n’a de l’influence que sur les documents commerciaux car les opérations réalisées sur les documents d’entrepôt concernent toujours un seul entrepôt.
• Blocage des réservations automatiques – ce paramètre est décoché par défaut et peut être coché au moment quelconque du travail avec le système. Ce paramètre :
  • ne peut pas être coché si le paramètre Opérations sur un entrepôt est coché
  • ne peut pas être coché pour un entrepôt défini comme par défaut avec l’option Favoriser l’entrepôt par défaut cochée en même temps
  • ne peut pas être coché pour tous les entrepôts associés à la définition du document Il devait être possible de créer des réservations automatiques sur au moins un entrepôt.

Le fonctionnement du paramètre est décrit dans l’article Blocage des réservations automatiques.

Onglet Visibilité

L’onglet Visibilité permet à l’utilisateur de gérer la visibilité des documents de type donné entre les centres.

Le document établi par un centre donné :

• est affiché dans tous les centres supérieurs dans la branche donnée de la structure.
• n’est pas affiché dans tous les centres subordonnés dans la branche donnée et dans les centres équivalents.

Onglet Schémas de numérotation

L’onglet Schémas de numérotation permet d’assigner plusieurs numérateurs à un type de document donné et décide lequel d’entre eux sera le schéma de numérotation par défaut. Pour un type de document, un seul schéma de numérotation par défaut peut être défini.

Un clic sur le bouton [Ajouter] dans le groupe de boutons Numérateur permet à l’utilisateur d’indiquer à partir de la liste un schéma de numérotation qui doit être assigné à un type de document. L’ajout d’un schéma sélectionné est possible à condition que le schéma soit assigné au type de document donné dans le menu Configuration → Documents → Types.

La colonne Numérotation par date permet de déterminer la date transmise au numérateur assigné à un type de document. La valeur dans cette colonne ne peut être modifiée que dans la société mère.

Onglet Registres TVA

À partir de cet onglet, il est possible d’assigner des registres TVA au type de document donné. Pour assigner des registres TVA, cliquez sur le bouton [Ajouter] et sélectionnez un registre TVA souhaité à partir de la liste des registres disponibles. Pour retirer un registre, sélectionnez-le sur la liste et cliquez sur le bouton [Retirer].

L’utilisateur peut définir un registre par défaut pour un type de document en cochant la case Par défaut.