La période comptable est une période qui donne lieu à la présentation des états financiers dans les conditions prévues par les dispositions de droits. Cela peut être une année calendaire ou autre période appliquée aussi à des raisons fiscales. La période comptable ou ses modifications est fixée par l’acte constitutif ou les statuts selon lesquels l’unité donnée a été créée. Si l’unité donnée a commencé l’activité économique dans le second semestre de l’exercice adopté, des rapports annuels et des états financiers pour cette période peuvent être liés aux rapports annuels et aux états financiers de l’exercice suivant.

Dans la structure de plusieurs entreprises, chacune des entreprises possède son propre période comptable avec des périodes partielles. Par contre, chaque période comptable a son propre plan comptable, les journaux partiels et le grand livre. Comme dans le cas des autres objets comptables, la période comptable ajouté pour un centre de type Entreprise est héritée par tous les centres subordonnés à cette entreprise.

La liste des périodes comptables est disponible dans la Configuration → Comptabilité sous le bouton [Périodes comptables].

Ajouter la période comptable

Vous pouvez définir une période comptable de manières suivantes :

• cliquer sur le bouton [Ajouter une période comptable] qui permet d’ajouter une période directement dans le tableau. L’utilisateur doit remplir le champ Symbole. Les champs Du/Au sont remplis automatiquement avec la possibilité de leur modification. Il n’est pas obligatoire que la période comptable dure 12 mois (coïncide avec l’année civile). Si nécessaire, la durée de la période peut dépasser 12 mois ou être plus courte qu’un mois. Dans la version française et polonaise du système, la période comptable peut durer 23 mois au maximum.
• cliquer sur le bouton [Ajouter à l’aide d’un formulaire] – après avoir sélectionné l’option donnée, le formulaire d’une nouvelle période comptable d’ouvre

Le formulaire se compose des champs suivants :

Section Par défaut

• Symbole – champ obligatoire permettant de saisir jusqu’à cinquante caractères (lettres ou chiffres) qui servent à identifier les différentes périodes. Le symbole doit avoir une valeur unique au sein de l’entreprise donnée.

• Date d’ouverture – repère temporel de la période comptable. Vous pouvez taper la date manuellement ou la saisir à l’aide d’un calendrier intégré qui s’affiche après avoir cliqué sur la flèche. La date est visible dans la colonne Du sur la liste des périodes comptables.
• Durée (en mois) – champ permet de spécifier la durée de la période comptable avec une précision de mois, p.ex., si vous sélectionnez la date d’ouverture 01/01/2019 et la durée de 6 mois, le système affichera automatiquement dans le champ Date de clôture la date grisée (sans possibilité de la modifier) 30/06/2019. La valeur maximale à sélectionner est définie par le paramètre Durée maximale de la période comptable – nombre de mois qui est disponible depuis le Système → Configuration → Comptabilité → Périodes comptables. Dans la version française et polonaise, ce sont 23 mois qui ne peuvent pas être modifiés et dans la version espagnole – 12 mois. La durée minimale de la période comptable c’est 1 mois. Vous pouvez saisir le nombre de mois manuellement ou à l’aide des flèches « haut-bas ».
• Date de clôture – champ permet de spécifier la date de clôture de la période comptable. Vous pouvez utiliser ce champ lorsque les mois pendant lesquels dure la période comptable ne sont pas complets, p.ex., 2 mois et 2 jours. Vous pouvez saisir la date manuellement ou la sélectionner dans le calendrier intégré. La date est visible dans la colonne Au sur la liste des périodes comptables. Une fois vous ajoutez une période comptable, le système active automatiquement le champ Durée (en mois) et le champ Date de clôture est grisé (ne peut pas être modifié) mais vous pouvez l’activer en cliquant sur la case.
• Close – le paramètre est visible si l’utilisateur a le droit à la clôture des périodes comptables. S’il est coché, cela signifie que la période comptable est déjà close. Il est impossible d’ajouter des journaux, des opérations comptables et la période n’est pas soumise à la modification. La période comptable ne se ferme pas automatiquement après avoir dépassé la date de clôture. La période doit être fermée par l’utilisateur. Vous trouverez la description détaillée de la clôture de la période comptable dans l’article Clôture de la période comptable.

Section Journaux

• Numérotation dans le journal uniquement – vous renoncez au numéro dans le Grand livre et la numérotation est effectuée uniquement dans le journal. Cela permet de fermer des écritures comptables dans les journaux concrets. Vous trouverez des informations détaillées dans l’article Numérotation des écritures comptables.
• Clôture des journaux – paramètre n’est disponible que si la case Numérotation dans le journal uniquement est cochée. Vous trouverez des informations détaillées dans l’article Clôture des journaux.
• Numérotation des journaux – les écritures comptables peuvent avoir la numérotation annuelle ou mensuelles. Vous trouverez la description détaillée dans l’article Numérotation des écritures comptables. La numérotation mensuelle permet à l’utilisateur de saisir des écritures comptables dans un mois déjà fermé si la validation des écritures dans les mois suivants a déjà commencé. La case cochée entraîne l’ajout de deux nouvelles sections aux numéros :
  • Année calendaire – ceci est indispensable étant donné la période comptable non standard et la nécessité de conserver l’unicité des numéros. Dans le cas contraire, les mêmes numéros pourraient être dupliqués dans le même mois de l’année calendaire suivante.
  • Mois
• Journal par défaut – journal défini par l’utilisateur comme par défaut. Lors de l’ajout de la première période comptable, le journal prédéfini est suggéré comme journal par défaut. L’utilisateur peut le modifier après avoir défini les journaux dans le système. Le journal indiqué comme par défaut est défini par défaut lors de l’ajout de la note comptable, de l’écriture comptable manuelle ou du schéma comptable.

Section Écritures définitives de compensation

• Grand livre – journal des comptabilisations où les écritures définitives de compensation sont ajoutées
• Date de comptabilisation – date avec laquelle l’écriture définitive de compensation est enregistrée dans les livres comptables. Vous avez les dates suivantes au choix : Écriture définitive ultérieure ou Système
• Description – permet de saisir une description plus détaillée. Elle est affichée dans la liste des périodes comptables.

Période comptable en cours

Après avoir spécifié les paramètres dans le formulaire de la période comptable, vous pouvez l’enregistrer à l’aide du bouton [Enregistrer] dans le menu Période comptable et la définir comme actuelle.

Si en enregistrant une nouvelle période, l’utilisateur ne la définit pas comme actuelle, il peut le faire plus tard. Pour cela, il faut sélectionner la période dans la liste des périodes comptables (en la cliquant avec le bouton gauche de la souris) et appuyer sur le bouton [Définir comme actuelle]. La période définie comme actuelle est affichée dans la liste en caractères gras. Dans le système, une seule période peut être définie comme actuelle mais cela ne peut pas être une période fermée.

Mise à jour des objets comptables

Une fois vous enregistrez la période comptable, le système affiche une question si vous souhaitez transférer le plan comptable, les schémas de numérotation des comptes, les cycles d’imputation, les journaux et les schémas comptables de la période comptable précédente.

L’utilisateur peut aussi transférer plus tard les objets mentionnés ci-dessus de la période comptable précédente après avoir sélectionné les boutons décrits ci-après qui sont disponibles dans la section Mise à jour de la liste des périodes comptables ou sur la liste des objets concrets.

• Plan comptable – le système transfère le plan comptable, les définitions des cycles d’imputation et les schémas de numérotation de la période comptable précédente.
• Journaux – le système transfère les journaux partiels de la période comptable précédente
• Schémas comptables – le système transfère les schémas comptables de la période comptable précédente. Au cas où il existe déjà dans la nouvelle période comptable un schéma avec le même symbole et type que dans la période précédente, ce schéma n’est pas transféré.
• Schémas comptables périodiques – le système transfère les schémas comptables périodiques de la période comptable précédente. Au cas où il existe déjà dans la nouvelle période comptable un schéma avec le même symbole et type que dans la période précédente, ce schéma n’est pas transféré.

Période comptable partielle

Le système permet de diviser la période comptable en périodes partiels à l’aide des options suivantes :

• [Diviser par mois] – ce bouton divise automatiquement une période comptable donnée en périodes partielles mensuelles. Les périodes partielles créées suite à la division sont classées par ordre chronologique (c’est-à-dire mois par mois). Un signe disponible dans la liste des périodes à côté du symbole de la période comptable divisée permet de dérouler et de réduire la liste des périodes partielles.
• [Diviser par trimestres] – ce bouton divise automatiquement la période comptable donnée en trimestres.

Exemple

Division de la période comptable qui dure, par exemple, 5 mois et 20 jours du 01/01/2018 au 20/06/2018 :

• Division en périodes partielles mensuelles

Le système divisera la période comptable en six périodes partielles dont cinq dureront un mois et la sixième vingt jours.

• Division en périodes partielles trimestrielles

Le système divisera la période comptable en deux trimestres dont l’un durera trois mois et le second deux mois et vingt jours.

• [Ajouter dans le tableau] (l’ajout de la période directement sur la liste)
• [Ajouter à l’aide d’un formulaire] – à l’aide de ces options l’utilisateur peut ajouter manuellement une période partielle quelconque. Après avoir sélectionné une période comptable et cliqué sur le bouton [Ajouter à l’aide d’un formulaire], le formulaire de la période comptable partielle s’affiche.

Symbole – champ obligatoire permettant de saisir jusqu’à cinquante caractères (lettres ou chiffres) servant à une identification plus simple et plus rapide des périodes partielles données, par exemple, l’abréviation du nom. Le symbole doit avoir une valeur unique. Il est visible après avoir déroulé la liste des périodes partielles dans une période comptable donnée.

Date d’ouverture – permet de saisir la date d’ouverture de la période partielle, à savoir la date de son entrée en vigueur. La date est affichée après avoir déroulé la liste des périodes partielles pour une période comptable donnée.

Date de clôture – permet de saisir la date de clôture de la période comptable partielle, à savoir la date finale de sa validité. La date est affichée après avoir déroulé la liste des périodes partielles pour une période comptable donnée.

Les dates peuvent être saisies au clavier ou sélectionnées à partir d’un calendrier intégré. Les dates de validité des périodes partielles ne peuvent pas dépasser les dates de validité de la période comptable. Le système empêche de saisir les dates incorrectes. La date d’ouverture et de clôture des périodes partiels peuvent se recouvrir.

Description – permet de saisir une description plus détaillée affichée dans la liste des périodes partielles pour une période comptable donnée.