Grâce au contrôle du cycle d’imputation, le logiciel peut vérifier si les écritures comptables répondent aux conditions liées à l’enregistrement simultané des écritures dans une classification reposant soit sur leur nature, soit sur leur fonction. Il peut être également utilisé pour contrôler d’autres comptabilisations associées. Le contrôle du cycle d’imputation peut se faire automatiquement, systématiquement durant la comptabilisation ou périodiquement après le démarrage fait par l’utilisateur.

La fonctionnalité du contrôle des cycles d’imputation est disponible si le paramètre Contrôle du cycle d’imputation est coché dans Système → Configuration → Comptabilité.

Liste des cycles d’imputation

La liste des cycles d’imputation est disponible dans le menu Configuration → Comptabilité sous le bouton [Cycles d’imputation].

La liste est dotée des boutons standards et en plus des options suivantes :

• [Importer] – permet d’importer les définitions à partir d’un fichier.
• [Exporter] – permet d’exporter vers un fichier les définitions sélectionnées.
• [Mettre à jour] – permet la mise à jour de la définition des cycles d’imputation sur la base de données de la période comptable précédente. Seuls les nouveaux cycles dont le symbole n’existe pas dans la période comptable donnée sont ajoutés.

Les droits des groupes d’opérateurs à la lecture, à l’ajout, à la modification et à la suppression des cycles d’imputation dépendent des droits appropriés à l’objet Cycles d’imputation qui leur sont attribués (Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs → modification du groupe d’opérateurs donné → onglet Objets → module Comptabilité). Les définitions des cycles d’imputation sont liées à la période comptable concrète.

Définir un cycle d’imputation

Afin de définir un cycle d’imputation, il faut cliquer sur le bouton [Ajouter]. Après, le formulaire de définition du cycle d’imputation s’ouvre.

Le formulaire de définition du cycle d’imputation se compose des champs suivants :

Symbole – champ obligatoire, le système vérifie s’il est unique dans le cadre de la période comptable.

Actif – permet de spécifier si le cycle donné doit être actif. Uniquement des cycles d’imputation actifs peuvent être utilisés.

Nom – nom du cycle d’imputation

Compte de règlement – compte utilisé dans le règlement ; champ facultatif

Compte Débit/Crédit – côté du compte de règlement. Ce champ est actif lorsque le champ du compte de règlement est rempli. Vous pouvez sélectionner l’une des valeurs suivantes :

• Au choix – valeur par défaut, le contrôle concerne les écritures saisies sur deux côtés du compte (les débits sont chargés avec un signe moins et les crédits avec le signe plus).
• Débit – seuls les débits sont pris en compte
• Crédit – seuls les crédits sont pris en compte

Contrôle du cycle d’imputation lors de la comptabilisation – le paramètre admet les valeurs suivantes :

• Pas de contrôle – valeur par défaut, le système ne vérifie pas des conditions spécifiées dans la définition du cycle d’imputation
• Avertissement – le système affiche un avertissement si les conditions du cycle n’ont pas été remplies.
• Blocage – le système bloque la comptabilisation si les conditions du cycle n’ont pas été remplies.

Description – champ permettant de saisir une description supplémentaire de la définition

Onglet Éléments

Le système permet d’ajouter des éléments du cycle d’imputation de deux manières : directement dans le tableau et à l’aide d’un formulaire.

Ajouter des éléments du cycle d’imputation dans le tableau

Afin de définir élément du cycle d’imputation dans le tableau, il faut cliquer sur le bouton [Ajouter] disponible dans le groupe de boutons Éléments. Dans le tableau des éléments, la ligne permettant de saisir les données apparaît. Il est nécessaire de compléter les colonnes suivantes : Expression du compte d’origine, Compte d’origine Débit/Crédit (la valeur par défaut est définie), Expression du compte de destination, Compte de destination Débit/Crédit (la valeur par défaut est définie).

Ajouter des éléments du cycle d’imputation à l’aide d’un formulaire

Pour ajouter un élément du cycle d’imputation à l’aide d’un formulaire, il faut cliquer sur le bouton [Ajouter à l’aide d’un formulaire] disponible dans le groupe de boutons Éléments.

Le formulaire se compose des éléments suivants :

Compte d’origine – compte sur lequel l’écriture définitive est saisie

Compte d’origine Débit/Crédit – côté de comptabilisation sur le compte d’origine, actif après avoir rempli le champ Compte d’origine. Voici les options disponibles :

• Au choix – c’est une option par défaut (les débits sont chargés avec le signe de plus et les crédits avec le signe moins)
• Débit – seuls les débits sont pris en compte
• Crédit – seuls les crédits sont pris en compte

Compte de destination – compte de comptabilisation simultanée

Compte de destination Débit/Crédit – côté de comptabilisation sur le compte de destination. Les options suivantes sont disponibles :

• Au choix – c’est une option par défaut (les débits sont chargés avec le signe de plus et les crédits avec le signe moins)
• Débit – seuls les débits sont pris en compte
• Crédit – seuls les crédits sont pris en compte

Vous pouvez taper dans les champs Compte d’origine, Compte de destination les numéros concrets des comptes comptables. Vous pouvez utiliser aussi le format. Le système met à disposition les caractères suivants :

? – Caractère quelconque

* – Chaîne de caractères quelconque

[] – Caractère appartient à la chaîne

[-] – Caractère est compris dans la plage

[^] – Caractère n’appartient pas à la chaîne

[^-] – Caractère n’est pas compris dans la plage

(l) – Ou

Onglets Attributs, Pièces jointes, Historique des modifications

Vous trouverez la description de ses onglets dans l’article Onglets Codes remise, Description analytique, Attributs, Pièces jointes et Historique des modifications.