Outre la possibilité de saisir manuellement la description analytique directement sur le document, le système permet d’ajouter aux documents commerciaux et d’entrepôt la description analytique à l’aide du bouton [Remplir] sur la base de la description analytique d’une fiche article et d’une fiche client/fournisseur indiqué dans le document.
Après avoir cliqué sur le bouton [Remplir], des lignes de la description analytique sont automatiquement générées conformément aux règles suivantes :
- Si la description analytique est saisie sur la fiche article, le système charge la description analytique de la fiche article.
- Si la description analytique est saisie également sur la fiche client/fournisseur à côté de la description analytique sur la fiche article, le système sépare des lignes de la description analytique conformément aux données enregistrées dans la fiche client/fournisseur.
- Dans le cas où les mêmes dimensions sont utilisées dans la fiche article et la fiche client/fournisseur, le système prend en compte dans la division supplémentaire de la description analytique faite sur la base des données de la fiche client/fournisseur uniquement les dimensions qui n’existent pas dans la fiche article.
- Si la description analytique est saisie uniquement dans la fiche client/fournisseur, le système remplit des lignes de la description analytique sur le document conformément à la description analytique de la fiche client/fournisseur.
- Les lignes avec des valeurs spécifiées des dimensions sont créées au niveau des éléments même si la description analytique n’a pas été saisie sur la fiche des articles.
- Les enregistrements sont créés indépendamment de l’assignation des dimensions données au document auquel la description est ajoutée. À défaut de leur assignation au type de document donné, seuls les différents éléments avec une valeur en pourcentage et en montant sont transférés vers la description analytique. Pour voir toutes les dimensions utilisées dans la fiche article et la fiche client/fournisseur, il faut les assigner également au type de document sur lequel la description analytique est réalisée.
- Le champ Description contient une information relative à la description automatique du document.
L’utilisation de l’option [Remplir] entraîne à chaque fois la mise à jour de la description analytique qui existe sur le document. Avant de remplacer des valeurs existantes avec de nouvelles valeurs, le système affiche le message suivant : « Les éléments existants seront remplacés avec de nouvelles valeurs. Voulez-vous continuer ? ».
La description analytique suivante a été saisie sur la fiche article :
La fiche fournisseur comprend la description analytique suivante :
Une facture fournisseur a été enregistrée dans le système. Elle documente une transaction liée à l’article et au client/fournisseur dont les fiches comprennent les descriptions analytiques présentées ci-dessus.
Après avoir cliqué sur le bouton [Remplir], le système remplit automatiquement des lignes de la description analytique dans la facture client conformément à la description analytique saisie sur la fiche article et la fiche client/fournisseur.
Le système permet aussi d’utiliser le processus BPM Remplir automatiquement la description analytique dans les documents. Grâce à ce processus, la description analytique est automatiquement ajoutée aux documents.