Outre la possibilité de saisir manuellement la description analytique, le système Comarch ERP Standard permet aussi de définir la description analytique pour les documents comptables sur la base du document source et la description analytique saisie sur le compte comptable.
Comme dans le cas des documents commerciaux, vous pouvez aussi lancer le processus BPM Remplir automatiquement la description analytique dans les documents qui permet d’ajouter automatiquement la description analytique aux documents.
En cas d’écritures comptables, il est possible de définir une description analytique pour tout le document aussi bien que pour les différents éléments.
Vous pouvez saisir une description analytique directement sur le document « manuellement », sur la base de la description analytique du document source ou selon le modèle dans le compte comptable.
Après avoir saisi une description analytique sur le solde d’ouverture, elle est automatiquement transférée vers les écritures définitives associées.
Si un modèle d’associations est assigné à la définition de l’écriture comptable ou son écriture de contre-passation, la liste des éléments des différentes dimensions sera limitée aux éléments admissibles pour la combinaison donnée des valeurs des dimensions analytiques. Cette limitation est activée uniquement lors de l’indication de l’élément de la dimension. Le contrôle n’est pas effectué pour les enregistrements déjà existants durant la modification et l’enregistrement du document.
Les liens entre les éléments des documents et les écritures définitives créées après leur comptabilisation sont enregistrés dans le système Comarch ERP Standard. Grâce aux liens enregistrés, le système permet de remplir la description analytique sur l’écriture comptable sur la base de la description du document source.
Pour saisir une description analytique basée sur la description du document source, cliquez sur le bouton [Remplir par document] situé dans le groupe de boutons Description analytique.
Si le document source n’a pas de description analytique, le système ajoute des lignes de la description à chaque élément de l’écriture comptable avec des valeurs indéfinies des dimensions. Par contre, si vous avez ajouté une description analytique au document source, elle sera chargée dans l’écriture comptable.
Trois dimensions : Centre, Localisation et Catégorie financière ont été définies pour la FAT.
Une seule dimension : Centre est affichée dans la définition de l’OC.
Durant la génération de la description analytique sur le document OC, le système se base sur le document source et effectue une description avec les dimensions : Centre, Localisation, Catégorie financière même que les colonnes qui leur répondent ne seront pas visibles sur le document.
Après la configuration correcte, c’est-à-dire l’assignation de l’ensemble, le système affiche également dans la définition du document OC les colonnes et les valeurs dans les colonnes Localisation et Catégorie.
La facture client a été enregistrée avec deux éléments :
Thé vert, montant HT : 100 EUR
Thé noir, montant HT : 40 EUR
La description analytique sur le document FC est suivante :
Le montant HT de la facture a été comptabilisé sur la base de la description analytique. En outre, le paramètre Fusionner les écritures définitives a été coché dans le schéma comptable.
Après avoir comptabilisé le document, les écritures définitives suivantes ont été créées :
Une fois vous sélectionnez dans l’onglet Description analytique l’option Remplir par document, le système crée dans l’écriture comptable les lignes suivantes :
L’utilisation de l’option Remplir par document, entraîne à chaque fois l’actualisation de la description analytique présente sur l’écriture comptable. Avant de remplacer les valeurs existantes avec de nouvelles valeurs, le système affiche le message suivant « Les éléments existants seront remplacés avec de nouvelles valeurs. Voulez-vous continuer ? Oui/Non ».
Le système permet aussi de réaliser une description analytique pour l’écriture comptable sur la base des valeurs par défaut de la description analytique définie sur le compte comptable à l’aide de l’option [Remplir par compte]. Dans ce cas, les règles de création de la description analytique sont similaires au processus de sa réalisation sur la base du document source.
Les comptes comptables possèdent les descriptions suivantes :
Compte 501
Centre : Production, Localisation : Cracovie 60%
Centre : Production, Localisation : Lyon 40%
Compte 507
Centre : Vente, Localisation : Cracovie
Comptes 100, 411, 490
La description analytique n’a pas été saisie.
L’écriture comptable suivante a été ajoutée :
Après avoir cliqué sur le bouton [Remplir par compte], le système crée des lignes suivantes sur l’écriture comptable :
Dans le cas tant de la description analytique faite sur la base du document source que de la description réalisée sur la base de son modèle dans le compte comptable, le système affiche sur l’écriture comptable dans le champ Commentaire pour la description analytique la valeur Description automatique du document.
Comme pour la note comptable, le système vérifie l’exactitude de la description analytique sur les écritures comptables en fonction du fait si le paramètre Contrôle d’exactitude de la description analytique est coché dans la définition du document OC/ECRP.
Si le paramètre est activé, le système contrôle l’exactitude de la description analytique de manière suivante :
- Si la description analytique de l’élément ou du document est réalisée d’un seul côté – le montant de la description sera contrôlé sur le côté donné (Débit/Crédit).
- Si la description analytique de l’élément ou du document est réalisée de deux côtés – le montant de la description sera contrôlé de chaque côté, séparément pour Débit et Crédit.
Si le paramètre Contrôle d’exactitude de la description analytique est désactivé – le contrôle d’exactitude de la description n’est pas effectué.