L’inventaire consiste à dresser un recensement physique de tous les biens d’une entreprise et à éclaircir les différences observées entre l’état constaté lors de l’inventaire physique (état réel) et l’état résultant de l’inventaire d’entrepôt réalisé par le logiciel.

Les documents liés à l’inventaire sont stockés dans le module Entrepôt → Inventaires.

Le document d’inventaire est constitué des :

• feuilles d’inventaires – les articles/les lots des articles peuvent être ajoutés à la feuille avant de réaliser un inventaire physique ou après sa réalisation au moment de saisir les quantités réelles dans le système. La première méthode est utilisée le plus souvent lorsque seuls les articles sélectionnés sont inventoriés. La seconde méthode concerne l’entrepôt ou le magasin entier. Dans ce cas, les personnes qui réalisent un inventaire physique ne recherchent pas les articles donnés mais ils font l’inventaire d’une zone indiquée d’entrepôt ou de magasin.
• des lectures liées à ces feuilles – si les articles/lots des articles doivent être ajoutés aux feuilles au moment de saisir les quantités réelles dans le système, le mieux est d’utiliser les lectures à cette fin. Celles-ci peuvent être remplies avec les articles/lots des articles en temps réel lors de l’inventaire d’une zone donnée ou elles peuvent être complétées avec la lecture du collecteur après la réalisation de l’inventaire physique. En saisissant les lots suivants des articles dans les lectures, ceux-ci seront automatiquement ajoutés à la feuille associée. Si vous validez les lectures suivantes, les quantités réelles dans ces lectures seront additionnées dans la feuille.

Le processus d’inventaire peut être divisé en trois étapes :

• Étape 1 – définition des articles à inventorier et préparation du document d’inventaire
• Étape 2 – réalisation de l’inventaire physique (recensement physique des biens)
• Étape 3 – saisie des quantités réelles dans le système et établissement des documents corrigeant les écarts

Le document d’inventaire :

• se réfère à un entrepôt sélectionné Si plusieurs entrepôts doivent être inventoriés, il faut créer un document d’inventaire séparé pour chacun d’entre eux.
• peut contenir un nombre quelconque de feuilles d’inventaire avec la liste des articles/lots des articles et la quantité résultant des documents établis dans le système et la quantité réelle.

Droits ayant de l’influence sur le déroulement/la terminaison de l’inventaire :

• Génération automatique des documents d’inventaire à la validation de l’inventaire
• Validation automatique des documents d’inventaire
• Inventaire – contrôle d’exactitude des documents
• Bloquer la vente des articles
• Libérer les réservations
• Prélèvement des ressources réceptionnées après la date de l’inventaire

Ajouter un formulaire d’inventaire

Pour ouvrir le formulaire d’un nouveau document d’inventaire, cliquez sur le bouton [Ajouter].

L’onglet Général comprend la liste :

• des feuilles d’inventaire
• des lectures qui est par défaut réduite

L’en-tête du formulaire d’inventaire affiche les champs suivants :

• le numéro du document
• l’entrepôt pour lequel le document d’inventaire est créé
• le centre étant le propriétaire du document (le propriétaire peut être modifié jusqu’à l’ajout d’une nouvelle feuille d’inventaire)
• le blocage de vente des articles
• la libération des réservations
• le statut actuel du document
• la date de validation (cette date n’est pas modifiable et elle est remplie automatiquement à la validation de l’inventaire). La date dans une feuille d’inventaire ne peut pas être postérieure à la date de validation de l’inventaire. Si c’est le cas, le message avec la question concernant la mise à jour de la date de validation du document à la date d’émission de la feuille la plus postérieure apparaît à la validation de l’inventaire.