Le système permet de définir la structure du numéro du compte (nombre de caractères) à des niveaux donnés et d’assigner le schéma de numérotation défini aux comptes synthétiques souhaités.
Les schémas de numérotation des comptes sont étroitement liés à une période comptable et à un plan comptable qui y est défini. Une autre numérotation des comptes peut être définie dans chaque période comptable. En outre, les schémas de numérotation sont transférés depuis la période comptable précédente lors du transfert/de la mise à jour du plan comptable.
Pour accéder à la liste des schémas de numérotation des comptes, choisissez dans le menu principal Configuration → Comptabilité → Numérotation des comptes.
La liste de numérotation des comptes se compose de la section Schémas de numérotation des comptes qui présente la liste des schémas de numérotation définis et de la section Exemple de numérotation des comptes qui présente l’aperçu de la structure du schéma de numérotation coché.
Pour ajouter un schéma de numérotation, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Ceci fait, le formulaire d’une nouvelle numérotation apparaît. Vous devez y définir le nombre de caractères à des niveaux du compte donnés et indiquer les comptes synthétiques concernés par ce schéma de numérotation.
Le formulaire de numérotation des comptes se compose des éléments suivants :
Nom – champ permettant de taper le nom de la numérotation
Actif – paramètre permettant de mettre le schéma de numérotation actif. En désactivant le schéma de numérotation avec des comptes assignés, l’utilisateur décide si les associations aux comptes comptables doivent être aussi supprimées. Le schéma de numérotation inactif ne sera pas affiché sur la liste des schémas sélectionnés à partir du formulaire du compte comptable.
Niveaux – tableau permettant de saisir les niveaux d’ancrage des comptes se composant des colonnes suivantes :
- Niveau – le système saisit automatiquement les numéros des niveaux. Pour le compte synthétique, ce sera le chiffre 1 et pour les comptes analytiques, ce seront les chiffres suivants.
- Nombre de caractères – le nombre saisi dans ce champ correspond au nombre de caractères qui peuvent être insérés à des niveaux donnés du compte comptable. Les chiffres de 1 à 50 sont au choix.
- Contrainte – les options suivantes sont disponibles :
- Jusqu’à ce nombre de caractères – une fois la valeur souhaitée choisie, vous pouvez ajouter à un niveau du compte autant de caractères qu’indiqué dans ce champ.
- Exactement autant de caractères – après avoir saisi une valeur, vous devez ajouter à un niveau du compte autant de caractères qu’indiqué dans ce champ (ni plus ni moins).
Dans le numéro du compte en devise, le nom de la devise et le séparateur « – » utilisé pour distinguer les comptes sous-analytiques en devises ne sont pas pris en compte lors du calcul du nombre de caractères.
Le nombre de caractères déterminé dans le schéma de numérotation prévaut au nombre de caractères défini dans la configuration des comptes auxiliaires.
Comptes comptables – tableau permettant d’indiquer les comptes pour lesquels le schéma de numérotation donné sera en vigueur.
Vous pouvez assigner également un schéma de numérotation au compte comptable au niveau du formulaire du compte dans l’onglet Supplémentaires. La suppression du compte comptable du plan entraîne sa suppression automatique du formulaire du schéma de numérotation.
Le schéma de numérotation assigné à un compte synthétique est automatiquement affecté à ses comptes analytiques.
Le schéma de numérotation avec les comptes comptables assignés peut être modifié mais il est impossible de le supprimer. La modification du schéma de numérotation est possible si l’option Pas de contrôle ou Avertissement sont choisies pour le paramètre Contrôle de la numérotation des comptes dans la configuration du module comptable Système → Configuration → Comptabilité.
Vous pouvez changer de schéma de numérotation pour un compte donné à un moment quelconque. Le nouveau schéma est valable pour les comptes nouvellement ajoutés. La numérotation des comptes déjà existants n’est pas vérifiée, le système affiche uniquement un message informant de la non-conformité du numéro du compte avec le schéma de numérotation nouvellement sélectionné mais il est possible d’assigner un tel schéma indépendamment de la définition du contrôle de numérotation.
La fonctionnalité des schémas de numérotation permet de définir les modes de contrôle d’exactitude du numéro du compte. Lors de l’ajout ou de la modification du compte dont le numéro ne satisfait pas aux conditions définies dans le schéma de numérotation qui lui est assigné, le système va afficher un message approprié en fonction de la valeur choisie pour le paramètre Contrôle de la numérotation des comptes disponible dans le Système → Configuration → Comptabilité → section Plan comptable.
Le contrôle d’exactitude du numéro du compte est exécuté pendant :
- l’ajout du compte de différents niveaux (par exemple, à partir de l’écriture comptable, solde d’ouverture, note comptable, schéma comptable)
- la modification du compte comptable