Numérotation des écritures comptables

Avant d’ajouter la première écriture comptable dans la période comptable donnée, vous pouvez spécifier la numérotation des écritures comptables au niveau du formulaire de la période comptable Configuration → Comptabilité → Périodes comptables.

Voici les modes de numérotation des écritures comptables :

  • Numérotation complète des écritures comptables
  • Numérotation des écritures dans le journal uniquement

Numérotation complète des écritures comptables

Une fois l’option Numérotation dans le journal uniquement décochée dans la définition de la période comptable, les écritures comptables ajoutées auront une double numérotation : Numéro dans le Grand livre et Numéro dans le journal.

En plus, vous pouvez décider à l’aide du paramètre Numérotation des journaux si la numérotation doit être effectuée dans le cadre d’une période comptable ou d’un mois.

Le choix de la numérotation mensuelle entraîne l’ajout de deux nouveaux éléments au numéro dans le journal, à savoir :

  • Année calendaire
  • Mois
Exemple

Situation I :

  • Paramètre décoché : Numérotation dans le journal uniquement
  • Paramètre : Numérotation des journaux – dans la période comptable

Le numéro dans le journal se présente sous forme suivante, p.ex. : B 1, où :

  • B – préfixe défini dans la configuration pour les écritures non validées
  • 1 – numéro suivant dans la période comptable spécifiée

Numéro dans le journal partiel, par exemple : B Vente/1, où :

  • B – préfixe défini dans la configuration pour les écritures non validées
  • Vente – symbole du Grand livre
  • 1 – numéro dans le journal dans le cadre d’une période comptable spécifiée

Situation II :

  • Paramètre décoché : Numérotation dans le journal uniquement
  • Paramètre : Numérotation des journaux – mensuelle

Le numéro se présente sous forme suivante, p.ex. : B/2018/01/1, où :

  • B – préfixe défini dans la configuration pour les écritures non validées
  • 2018 – année calendaire
  • 01 – mois
  • 1 – numéro d’ordre dans le mois et l’année calendaire donnés

Numéro dans le journal partiel, par exemple : B Vente/2018/01/1, où :

  • B – préfixe défini dans la configuration pour les écritures non validées
  • Vente – symbole du Grand livre
  • 2018 – année calendaire
  • 01 – mois
  • 1 – numéro d’ordre dans le journal, dans le mois et l’année calendaire donnés

La numérotation du journal (Grand livre) et des journaux partiels dans le cadre d’un mois permet de saisir des écritures mensuellement et même si la validation des écritures dans les mois suivants a été commencée.

Exemple
  • Paramètre décoché : Numérotation dans le journal uniquement
  • Paramètre : Numérotation des journaux – mensuelle

Écritures dans les journaux :

Janvier

  • Écriture validée 2018/01/1 VENTE/2018/01/1 date de comptabilisation le 01/01/2018
  • Écriture validée 2018/01/2 ACHAT/2018/01/1 date de comptabilisation le 01/01/2018
  • Écriture validée 2018/01/3 ACHAT/2018/01/2 date de comptabilisation le 02/01/2018
  • Écriture validée 2018/01/4 VENTE/2018/01/2 date de comptabilisation le 13/01/2018
  • Brouillon 2018/01/5 VENTE/2018/01/3 date de comptabilisation le 14/01/2018
  • Brouillon 2018/01/6 VENTE/2018/01/4 date de comptabilisation le 15/01/2018

Février

  • Écriture validée 2018/02/1 VENTE/2018/02/1 date de comptabilisation le 01/02/2018
  • Écriture validée 2018/02/2 ACHAT/2018/02/1 date de comptabilisation le 01/02/2018
  • Écriture validée 2018/02/3 ACHAT/2018/02/2 date de comptabilisation le 02/02/2018
  • Écriture validée 2018/02/4 VENTE/2018/02/2 date de comptabilisation le 13/02/2018
  • Brouillon 2018/02/5 VENTE/2018/02/3 date de comptabilisation le 14/02/2018
  • Brouillon 2018/02/6 VENTE/2018/02/4 date de comptabilisation le 15/02/2018

Si vous essayez d’ajouter une écriture comptable dans le brouillon ou une écriture validée avec la date du 10/01/2018 dans le journal de VENTE, le message « Ce document possède les écritures définitives avec les dates antérieures par rapport au dernier document validé. Enregistrement impossible » s’affichera. Si vous essayez d’ajouter une écriture comptable avec la date de comptabilisation du 20/01/2018, cette opération sera possible à réaliser.

Numérotation des écritures dans le journal partiel uniquement

Une fois l’option Numérotation dans le journal uniquement cochée dans la définition de la période comptable, les écritures comptables reçoivent uniquement le Numéro dans le journal : Cela permet de fermer des écritures comptables dans les journaux concrets.

En plus, vous pouvez décider à l’aide du paramètre Numérotation des journaux si la numérotation doit être effectuée dans le cadre d’une période comptable ou d’un mois.

Le choix de la numérotation mensuelle entraîne l’ajout de deux nouveaux éléments au numéro, à savoir :

  • Année calendaire
  • Mois
Exemple

Situation I :

  • Paramètre coché : Numérotation dans le journal uniquement
  • Paramètre : Numérotation des journaux – dans la période comptable

Le numéro de l’écriture comptable se présente sous forme suivante, p.ex. : B Vente/1, où :

  • B – préfixe défini dans la configuration pour les écritures non validées
  • Vente – symbole du Grand livre
  • 1 – numéro dans le journal dans le cadre d’une période comptable spécifiée

Situation II :

  • Paramètre coché : Numérotation dans le journal uniquement
  • Paramètre : Numérotation des journaux – mensuelle

Le numéro de l’écriture comptable se présente sous forme suivante, p.ex. : B Vente/2018/01/1, où :

  • B – préfixe défini dans la configuration pour les écritures non validées
  • Vente – symbole du Grand livre
  • 2018 – année calendaire
  • 01 – mois
  • 1 – numéro d’ordre dans le journal, dans le mois et l’année calendaire donnés

Dans ce cas de la numérotation dans le journal uniquement, le système contrôle si la date de comptabilisation de l’écriture comptable saisie dans le brouillon ou validée est antérieure à la date de la dernière écriture validée. Le contrôle concerne les dates des écritures par rapport à la numérotation dans le journal.

En outre, si la numérotation est mensuelle, l’exactitude des dates des écritures est contrôlée dans la perspective d’un mois.

Exemple
  • Paramètre coché : Numérotation dans le journal uniquement
  • Paramètre : Numérotation des journaux – dans la période comptable

Écritures dans les journaux :

  • VENTE/1 date de comptabilisation le 01/01/2018
  • VENTE/2 date de comptabilisation le 20/01/2018
  • B ACHAT/1 date de comptabilisation le 25/01/2018
  • VENTE/3 date de comptabilisation le 01/02/2018
  • B ACHAT/2 date de comptabilisation le 10/02/2018
  • B VENTE/4 date de comptabilisation le 15/02/2018
  • B ACHAT/3 date de comptabilisation le 01/03/2018

Si vous ne validez que le journal de VENTE, vous pouvez ajouter une écriture comptable dans le brouillon ou une écriture validée dans le journal d’ACHAT avec une date quelconque jusqu’à la fin du mois de janvier. Seul le journal de vente est bloqué.

Une fois le journal de VENTE et d’ACHAT validés, vous ne pouvez pas ajouter dans les deux journaux jusqu’à la fin du mois de janvier les écritures comptables avec une date antérieure par rapport à celle de la dernière écriture validée dans ces journaux.

Exemple
  • Paramètre coché : Numérotation dans le journal uniquement
  • Paramètre : Numérotation des journaux – mensuelle

Écritures dans les journaux :

  • VENTE/2018/01/1 date de comptabilisation le 01/01/2018
  • VENTE/2018/01/2 date de comptabilisation le 20/01/2018
  • B ACHAT/2018/01/1 date de comptabilisation le 25/01/2018
  • VENTE/2018/02/1 date de comptabilisation le 01/02/2018
  • B ACHAT/2018/02/1 date de comptabilisation le 10/02/2018
  • VENTE/2018/02/2 date de comptabilisation le 15/02/2018
  • B ACHAT/2018/03/1 date de comptabilisation le 01/03/2018

Si vous ne validez que le journal de VENTE, vous pouvez ajouter une écriture comptable dans le brouillon ou une écriture validée dans le journal d’ACHAT avec une date quelconque jusqu’à la fin du mois de février. Vous pouvez aussi ajouter dans le journal de VENTE une écriture comptable datée du 31/01/2018 ou du 28/02/2018. Le logiciel bloque la comptabilisation des écritures portant d’autres dates de janvier et février dans le journal de VENTE.

Une fois le journal de VENTE et d’ACHAT validés, vous pouvez comptabiliser dans les deux journaux les écritures avec la date du 31/01/2018 jusqu’à la fin du mois du janvier. Le logiciel bloque la comptabilisation des écritures portant d’autres dates du mois de janvier.

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