L’onglet est divisé en deux parties. À gauche, les informations sur le client/fournisseur sont présentées, à droite, les informations sur le destinataire/l’expéditeur.

Les deux onglets comprennent les données du client/fournisseurs, à savoir :

• les coordonnées adresse
• le numéro GLN
• les coordonnées de la personne de contact par défaut de la part du client/fournisseur
• le code
• le nom
• le numéro de la carte de fidélité
• le nº TVA intracommunautaire
• le n° SIRET
• le N° de sécurité sociale

Ces données sont remplies automatiquement une fois le client/fournisseur sélectionné dans l’en-tête du document.

Le numéro de la carte de fidélité est disponible dans la définition des documents DEVC, COMC, R, FC, FAC, leurs correctifs et dans BD, AVF. Sa valeur est automatiquement remplie lorsqu’un client/fournisseur avec une carte de fidélité active, assignée est sélectionné. Si vous modifiez le client/fournisseur dans le document, le système vérifie à nouveau les cartes assignées au client/fournisseur :

• s’il existe dans le système une carte de fidélité active, son numéro est rempli automatiquement
• dans le cas contraire, le numéro de la carte de fidélité reste vide.

Une fois le client/fournisseur choisi dans un document, l’adresse principale par défaut sera définie comme adresse du client/fournisseur et l’adresse de livraison par défaut (à condition qu’elle soit définie dans la fiche client/fournisseur) ou l’adresse principale par défaut (si le client/fournisseur n’a pas d’adresse de livraison) sera définie comme adresse du destinataire/expéditeur.

L’adresse chargée par défaut par le système dans le document peut être :

• changée si vous choisissez une autre adresse définie dans la fiche client/fournisseur ou si vous créez une nouvelle adresse et que vous la choisissez dans le document.
• complétée – en cas d’absence d’informations, vous pouvez saisir les données dans les champs vides de l’adresse chargée dans le document.
• modifiée – vous pouvez modifier les données affichées.

Notez qu’il est possible de compléter et de modifier les coordonnées adresse du client/fournisseur directement dans les documents aux opérateurs appartenant au groupe ayant le droit Modification de l’adresse dans le document et le droit de modification de l’objet Adresse.

Si vous appartenez au groupe privé du droit de modification de l’adresse, vous ne pourrez modifier que l’adresse utilisée dans le document via le bouton […] et les autres champs dans les onglets Adresse et Personne de contact, y compris les champs dans les sous-onglets (Contacts et Description), seront inactifs. Le cas échéant, vous ne pouvez que choisir une autre adresse définie dans la fiche du client/fournisseur concerné ou en créer une nouvelle à condition de disposer des droits d’ajout des adresses.

Si vous disposez des droits de modification de l’adresse et que vous décidez de modifier ou de compléter les données manquantes dans une adresse sélectionnée dans le document cela aura de l’influence sur les informations enregistrées dans la fiche client/fournisseur. Une telle adresse sera automatiquement mise en archive et une nouvelle adresse prenant en compte les modifications que vous avez apportées va la remplacer. Exception faite de la situation où l’adresse modifiée n’a pas été jusqu’à présent utilisée dans le système (par exemple, dans un autre document). Une telle adresse sera mise à jour – elle ne sera pas mise en archive et une nouvelle adresse ne sera pas créée.

Il est parfois nécessaire d’établir les documents avec une adresse déjà mise en archive. Pour établir un document avec une ancienne adresse, cliquez sur le bouton […] et décochez le paramètre Uniquement actif dans la liste des adresses du client/fournisseur ouverte. La case décochée permet d’afficher les adresses d’archive que vous pouvez choisir dans le document.

Par défaut, le système ne permet pas la mise à jour des données du client/fournisseur et de son adresse dans un document avec le statut : Comptabilisé, Comptabilisé et accepté et Annulé.

La modification des données du client/fournisseur dans les documents validés est possible uniquement pour un opérateur appartenant au groupe d’opérateurs ayant le droit Mise à jour des données du client/fournisseur dans les documents validés disponible depuis le menu Configuration → Structure d’entreprise → Groupes d’opérateurs → groupe d’opérateurs mis en mode d’édition → onglet Autres droits. Une fois ce paramètre coché, il sera possible de mettre à jour, dans la plupart des documents dans le système, l’adresse depuis :

• en-tête du document
• l’onglet Clients/fournisseurs

Pour la plupart des documents commerciaux et d’entrepôt, il n’est pas obligatoire de remplir l’adresse du client/fournisseur. C’est uniquement en cas de factures que c’est une obligation imposée par la loi.

Le numéro GLN affiché dans les coordonnées adresse est utilisé lors de l’échange électronique des documents entre les partenaires commerciaux. Sa tâche est d’identifier l’entreprise ainsi que sa localisation conformément aux standards généraux adoptés.