Dans la pratique comptable en France et en Espagne, il existe une distinction entre les comptes synthétiques, analytiques et les auxiliaires associés par exemple à des clients/fournisseurs. Ce qui distingue le plan comptable français (espagnol) du polonais, c’est l’absence du tiret séparant les niveaux. Chaque niveau du compte est désigné avec un nombre de caractères déterminé.

Prenons comme exemple le compte numéro 752 : Revenus des immeubles non affectés à des activités professionnelles. Le compte 752 a été créé au niveau le plus élevé. On crée des niveaux suivants en ajoutant un caractère (sans tiret) au numéro du compte en question. Les comptes inférieurs (situés à un niveau inférieur) par rapport au compte 752 sont les suivants :

• 7521
• 7522
• 7523
• 7524
• 7525

À son tour, le compte 7521 est supérieur par rapport à d’autres comptes :

• 75211
• 75212

Similairement, les comptes analytiques (inférieurs) par rapport au compte 7522 commencent par le numéro 7522 (qui définit deux niveaux supérieurs). Ce sont par exemple les comptes :

• 75221
• 75222

Ainsi, dans la version française, la structure du plan comptable à plusieurs niveaux pourrait se présenter de la manière suivante :

• Niveau 1 : 221
• Niveau 2 : 2213
• Niveau 3 : 22135
• Niveau 4 : 221358
• Niveau 5 : 2213581

Créer la structure du plan comptable à plusieurs niveaux

Vous pouvez créer un autre niveau en ajoutant un ou plusieurs caractères au numéro du compte supérieur. La façon dont on crée la structure du plan comptable à plusieurs niveaux est présentée ci-dessous sur l’exemple de l’ajout d’un compte lettrable auxiliaire pour un client/fournisseur.

• Création du compte supérieur numéro 111

• Création d’un compte auxiliaire à un niveau inférieur

C’est une étape importante lors de laquelle il est nécessaire de saisir le numéro du compte complet dans le champ adéquat. Cela veut dire que le chiffre déterminant le niveau du compte doit être précédé du numéro du compte supérieur. Dans l’exemple ci-dessus, on tape le numéro du compte supérieur 111 et on y ajoute le caractère 1. Le système suggère automatiquement le numéro du compte supérieur (sans possibilité de le modifier) – c’est à l’utilisateur de le compléter avec un caractère approprié lié au compte analytique. Ainsi, on crée le compte 1111, inférieur (situé à un niveau inférieur) par rapport au compte 111.

• Affectation du compte auxiliaire à un client/fournisseur

À partir de l’onglet Comptabilité dans la fiche client/fournisseur, vous pouvez vous référer au plan comptable et sélectionner le compte auxiliaire qui vous intéresse.

Le système suggère un numéro du compte avec tiret, mais une fois l’option Créer un compte cochée, le compte numéro 1111COMARCH sera créé sans tiret.

Vous pouvez aussi créer un compte auxiliaire du client/fournisseur directement au niveau du plan comptable en complétant correctement les champs. Premièrement, il est indispensable de saisir le numéro complet du compte, cela veut dire, d’ajouter le mot Comarch au numéro du compte auxiliaire 1111 déjà existant. Ainsi, vous créerez un compte avec le numéro 1111COMARCH situé au 3e niveau du plan comptable. La deuxième condition à remplir est de sélectionner un client précis via le bouton [Client/fournisseur].

Créer les comptes comptables à l’aide du schéma comptable

La création des comptes à l’aide des schémas comptables dans la version française/espagnole se déroule de la même manière que dans la version standard. Cela veut dire que si vous voulez créer un compte analytique (inférieur) à l’aide d’un schéma comptable, vous devez saisir les numéros des comptes avec le tiret dans les champs de l’élément du schéma. Le seul rôle des tirets est de déterminer le niveau auquel vous voulez ajouter le compte. Pourtant, le numéro final du compte ne comportera pas ces tirets.

L’option Comptabilisations périodiques permet de créer les comptes selon le même principe.

Créer les comptes comptables – d’autres possibilités

Dans les autres endroits du système où l’on peut créer des comptes comptables, il faut saisir les numéros des comptes avec les tirets (pour définir les niveaux analytiques), mais sans guillemets « ».

Vous pouvez le faire dans l’emplacement suivant : Écritures comptables, Notes comptables, Opérations c/b, Répertoires : Client/fournisseur, Employé, Administration, Article, Entrepôt, Banque, Taux de TVA, Immobilisations dans l’onglet Comptabilité.

Affectation des numéros de comptes

En sélectionnant un compte, par exemple, dans un registre caisse/banque, vous devez entrer le numéro d’un compte existant sans tiret ni d’autres caractères supplémentaires. Par exemple, dans la fenêtre du registre, vous pouvez entrer le numéro du compte suivant : 10011. Ce compte est inférieur par rapport au compte 1001 qui, à son tour, est inférieur par rapport au compte n° 100 situé au niveau le plus élevé.