Statuts de base des documents :

• Initialisé – le document est en cours de création mais il n’est pas encore enregistré dans le brouillon.
• Non validé – le document est enregistré dans le brouillon et il est possible de le modifier
• Validé – dans le document validé, l’utilisateur avec le droit accordé Mise à jour des données du client/fournisseur dans les documents validés peut mettre à jour les données du client/fournisseur et son adresse ; les autres champs ne sont pas modifiables et il peut consulter uniquement les détails du document et de ses éléments ; un tel document ne peut pas être supprimé, il peut être seulement annulé.
• Annulé – le document est affiché dans la liste mais il n’entraîne aucune conséquence, par exemple, le bon de réception annulé ne fait pas augmenter la quantité des articles en stock.
• Comptabilisé – il n’est pas possible de modifier le document comptabilisé ; vous pouvez afficher seulement les détails du document et de ses éléments. Il ne peut pas être supprimé ni annulé.

Parmi les statuts des documents supplémentaires utilisés seulement pour certains types de documents, on peut distinguer :

• En cours de traitement – ce statut se réfère aux :
  • commandes fournisseur/client
  • bons de commande internes
  • réclamations

il est disponible au moment de générer un autre document qui n’est pas encore validé à partir d’un document source ou lorsque le document généré et validé réalise seulement une partie de la commande/réclamation.

• Réalisé – statut réservé aux :
  • commandes fournisseur/client
  • bons de commande internes
  • réclamations
  • prévisions de la demande

il est disponible lorsque les documents commerciaux ou d’entrepôt ont été générés et validés pour tous les éléments du document ; dans le cas de la PDEM, il est seulement possible de générer la COMF.

• Fermé – statut réservé aux :
  • commandes fournisseur/client
  • bons de commande internes
  • réclamations
  • inventaires

il est disponible pour les commandes dont la réalisation a été annulée par l’utilisateur, pour les réclamations dont le processus de réclamation s’est terminé et pour les documents d’inventaire fermés par l’utilisateur après avoir généré tous les documents PROF/PERT possibles.

• Rejeté – statut dédié aux :
  • demandes de devis fournisseur/client
  • et aux devis fournisseur/client

il est réservé aux documents non réalisés, rejetés pour une raison donnée, par exemple, un manque d’intérêt de la part du client.

• Accepté – statut propre aux :
  • devis client/fournisseur

il est disponible pour les devis acceptés par un client/fournisseur.

• Validé – statut réservé aux :
• • reçus
  • factures client
  • factures d’acompte client

cela signifie que le document est passé par une caisse/imprimante fiscale ; il n’est plus possible de le modifier, ni de le supprimer ou d’annuler.

• Comptabilisé et validé – statut réservé aux :
  • reçus
  • factures client
  • factures d’acompte client

le document est comptabilisé et il est passé par une caisse/imprimante fiscale ; il n’est plus possible de le modifier, ni de le supprimer ou d’annuler.

• Quantité validée – ce statut se réfère aux :
  • bons de réception
  • profits

cela signifie que la quantité du document est entrée en stock et peut être vendue sans coût d’achat défini. Pour en savoir plus sur la quantité validée, consultez les articles : Quantité validée FIFO et LIFO et Quantité validée AVCO.

• Envoyé – statut propre aux :
  • bons de commande internes

cela veut dire que le document est validé par le centre établissant le document et qu’il attend la validation du centre de destination.

Il est possible de gérer les statuts des documents qu’ils peuvent prendre en modifiant le diagramme des statuts. Pour en savoir plus, consultez l’article Configuration – Définition du document.