Gestion du coffre-fort

Attention
La fonctionnalité n’est disponible qu’en coopération avec Comarch ERP Enterprise

La fonctionnalité Coffre-fort est disponible dans le cas du travail par sessions de caisse au point de vente. Cette solution est destinée aux magasins où le chiffre d’affaires des ventes est transmis au responsable à la clôture de la journée et stocké dans un espace back-office dédié. Pour cette raison, lors de la clôture de la session de caisse, les excédents de trésorerie, ainsi que les paiements avec des bons d’achat externes (tickets-restaurant) et des chèques, sont automatiquement déposés dans le coffre-fort et la caisse enregistreuse de l’opérateur en est réduite.

Attention
Vous pouvez démarrer la fonctionnalité en activant le paramètre Gestion du coffre-fort dans le système ERP.
Attention
L’autorisation liée à l’activation de Accès au solde du caisse-fort est disponible dans le système ERP.
Attention
Dans le système ERP, vous pouvez définir une valeur limite et une limite de temps pour le solde du coffre-fort grâce à quoi, il vous sera rappelé d’effectuer un retrait du coffre-fort vers la banque.

Si la valeur limite est atteints, dans le système POS le message suivant s’affiche : « Vous avez atteint la limite maximale du fonds de coffre-fort. Le fond de caisse maximale du coffre-fort est de: {0}. Fonds de caisse actuel Coffre-fort: {1}: Effectuez un retrait du coffre-fort à la banque ».

Coffre-fort

La fonctionnalité Coffre-fort est disponible dans [Rapports et règlements] [Coffre-fort].

Mosaïque [Coffre-fort]
La fenêtre Coffre-fort contient une liste des opérations liées au coffre-fort. Vous y pouvez effectuer un dépôt ou un retrait manuel vers le coffre-fort et accéder à la liste de toutes les transactions.

La fenêtre Coffre-fort contient les colonnes suivantes :

  • Mode de paiement – tous les modes de paiement disponibles au point de vente POS, en distinguant chacune des devises disponibles
  • Liste des opérations – le nombre de dépôts et de retraits vers/à partir du coffre-fort
  • Dépôts – somme du montant déposé manuellement et du montant résultant de la vente en espèces
  • Retraits – somme du montant retiré manuellement et du montant résultant du retrait au début de la session de caisse
  • Total – la différence entre les dépôts et les retraits dans chaque mode de paiement
Fenêtre de coffre-fort

La fenêtre Coffre-fort contient les boutants suivants :

  • [Liste des opérations] – ouvre une liste de transactions de toutes les opérations effectuées dans le cadre du coffre-fort, dans le magasin
  • [Retrait Coffre-fort] – ouvre la fenêtre permettant d’effectuer un retrait du coffre-fort
  • [Dépôt Coffre-fort] – ouvre la fenêtre permettant d’effectuer un dépôt vers le coffre-fort
  • [Actualiser] – la synchronisation des données avec le service POS Agent provoquée par l’opérateur
  • [Fermer] – ferme la fenêtre

Liste des opérations

Vous pouvez ouvrir la liste des opérations en sélectionnant le bouton [Liste des opérations] qui se trouve dans la fenêtre Coffre-fort.

Liste des opérations liées au coffe-fort

La liste des opérations contient l’information sur Fonds de caisse initial Coffre-fort et Fonds de caisse actuel Coffre-fort. Elle se compose des colonnes suivantes :

  • Numéro
  • Type – prend la valeur Recettes et Dépenses
  • Mode de paiement
  • Montant
  • Date
  • Caissier

Dans la partie supérieure de la fenêtre, il y a un filtre texte qui permet de faire des rechercher dans la liste en fonction du numéro système de l’opération en saisissant n’importe quelle partie du numéro.

Vous pouvez restreindre la recherche à l’aide des filtres déroulants :

  • Type
  • Montant
  • Date
  • Mode de paiement
  • Caissier

La fenêtre Liste des opérations contient les boutons suivants :

  • [Actualiser] – la synchronisation des données avec le service POS Agent provoquée par l’opérateur
  • [Retrait Coffre-fort] – ouvre la fenêtre permettant d’effectuer un retrait du coffre-fort
  • [Dépôt Coffre-fort] – ouvre la fenêtre permettant d’effectuer un dépôt vers le coffre-fort

Dépôt/retrait vers/du coffre-fort

Vous pouvez effectuer un dépôt/retrait :

  • directement dans la fenêtre Coffre-fort
Bouton [Dépôt Coffre-fort] dans la fenêtre Coffre-fort
  • à partir de la Liste des opérations
Bouton [Dépôt Coffre-fort] dans la fenêtre Liste des opérations
Dépôt Coffre-fort

Dans le formulaire d’ajout d’un dépôt/retrait, il y a les champs suivants (les points correspondent à l’endroit indiqué dans la capture d’écran) :

  1. Montant et Devise– permet de saisir le montant dans la devise disponible pour le point de vente POS
  2. Mode de paiement
  3. Payeur – permet de spécifier un client ou un employé. Après avoir sélectionné le bouton [Client] / [Employé], la liste de sélection des clients/employés s’affiche.
Attention
Si le payeur est défini en tant que Client, les dépôts/retraits affectent uniquement le solde du coffre-fort. Cependant, si le payeur est un employé, les dépôts/retraits affectent le solde du coffre-fort et automatiquement le fonds de caisse du tiroir de l’opérateur connecté.
Exemple
La vente lors de la session de caisse d’un caissier était de 1200 EUR. L’opérateur a reçu la notification disant que le fonds de caisse maximal est de 1000 EUR. Le caissier ajoute et valide un document de dépôt coffre-fort pour 200 EUR. Deux documents sont ensuite ajoutés au système :

  • Document de dépôt vers le coffre-fort pour 200 EUR
  • Document RC généré automatiquement et affiché dans la liste DC/RC qui réduit le fonds de caisse (dépôt présenté dans le document : -200 EUR)

4. Description – permet de saisir des informations sur l’objet du dépôt/retrait

Le formulaire de dépôt/retrait contient les boutons suivants :

  • [Retrait Coffre-fort]/[Dépôt Coffre-fort] – bascule entre les documents de dépôt/retrait sans avoir à compléter à nouveau les données
  • [Valider] – valide le document
  • [Calculer la caisse] – ouvre la fenêtre Calculer le fonds de caisse (analogue à la fenêtre qui peut être ouverte à partir de la clôture de la journée) montrant le mode de paiement et la devise sélectionnés sur le document de dépôt/retrait

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