Cette solution est destinée aux magasins où le chiffre d’affaires des ventes est transmis au responsable à la clôture de la journée et stocké dans un espace back-office dédié. Pour cette raison, lors de la clôture de la session de caisse, les excédents de trésorerie, ainsi que les paiements avec des bons d’achat externes (tickets-restaurant) et des chèques, sont automatiquement déposés dans le coffre-fort et la caisse enregistreuse de l’opérateur en est réduite.
Si la valeur limite est atteints, dans le système POS le message suivant s’affiche : « Vous avez atteint la limite maximale du fonds de coffre-fort. Le fond de caisse maximale du coffre-fort est de : {0}. Fonds de caisse actuel Coffre-fort : {1}: Effectuez un retrait du coffre-fort à la banque ».
Coffre-fort
La fonctionnalité Coffre-fort est disponible dans [Rapports et règlements] [Coffre-fort].
La fenêtre Coffre-fort contient les colonnes suivantes :
- Mode de paiement – tous les modes de paiement disponibles au point de vente POS, en distinguant chacune des devises disponibles
- Liste des opérations – le nombre de dépôts et de retraits vers/à partir du coffre-fort
- Dépôts – somme du montant déposé manuellement et du montant résultant de la vente en espèces
- Retraits – somme du montant retiré manuellement et du montant résultant du retrait au début de la session de caisse
- Total – la différence entre les dépôts et les retraits dans chaque mode de paiement
La fenêtre Coffre-fort contient les boutants suivants :
- [Liste des opérations] – ouvre une liste de transactions de toutes les opérations effectuées dans le cadre du coffre-fort, dans le magasin
- [Retrait Coffre-fort] – ouvre la fenêtre permettant d’effectuer un retrait du coffre-fort
- [Dépôt Coffre-fort] – ouvre la fenêtre permettant d’effectuer un dépôt vers le coffre-fort
- [Actualiser] – la synchronisation des données avec le service POS Agent provoquée par l’opérateur
- [Fermer] – ferme la fenêtre
Liste des opérations
Vous pouvez ouvrir la liste des opérations en sélectionnant le bouton [Liste des opérations] qui se trouve dans la fenêtre Coffre-fort.
La liste des opérations contient l’information sur Fonds de caisse initial Coffre-fort et Fonds de caisse actuel Coffre-fort. Elle se compose des colonnes suivantes :
- Numéro
- Type – prend la valeur Recettes et Dépenses
- Mode de paiement
- Montant
- Date
- Caissier
Dans la partie supérieure de la fenêtre, il y a un filtre texte qui permet de faire des rechercher dans la liste en fonction du numéro système de l’opération en saisissant n’importe quelle partie du numéro.
Vous pouvez restreindre la recherche à l’aide des filtres déroulants :
- Type
- Montant
- Date
- Mode de paiement
- Caissier
La fenêtre Liste des opérations contient les boutons suivants :
- [Actualiser] – la synchronisation des données avec le service POS Agent provoquée par l’opérateur
- [Retrait Coffre-fort] – ouvre la fenêtre permettant d’effectuer un retrait du coffre-fort
- [Dépôt Coffre-fort] – ouvre la fenêtre permettant d’effectuer un dépôt vers le coffre-fort
Dépôt/retrait vers/du coffre-fort
Vous pouvez effectuer un dépôt/retrait :
- directement dans la fenêtre Coffre-fort
- à partir de la Liste des opérations
Dans le formulaire d’ajout d’un dépôt/retrait, il y a les champs suivants (les points correspondent à l’endroit indiqué dans la capture d’écran) :
- Montant et Devise– permet de saisir le montant dans la devise disponible pour le point de vente POS
- Mode de paiement
- Payeur – permet de spécifier un client ou un employé. Après avoir sélectionné le bouton [Client] / [Employé], la liste de sélection des clients/employés s’affiche.
- Document de dépôt vers le coffre-fort pour 200 EUR
- Document RC généré automatiquement et affiché dans la liste DC/RC qui réduit le fonds de caisse (dépôt présenté dans le document : -200 EUR)
4. Description – permet de saisir des informations sur l’objet du dépôt/retrait
5. Vendeur – employé qui établit le document, champ disponible en cas de travail de poste
Le formulaire de dépôt/retrait contient les boutons suivants :
- [Retrait Coffre-fort]/[Dépôt Coffre-fort] – bascule entre les documents de dépôt/retrait sans avoir à compléter à nouveau les données. La liste des chèques/bons d’achat est limitée en cas de travail de poste à ceux établis dans le point de vente donné.
- [Valider] – valide le document
- [Calculer la caisse] – ouvre la fenêtre Calculer le fonds de caisse (analogue à la fenêtre qui peut être ouverte à partir de la clôture de la journée) montrant le mode de paiement et la devise sélectionnés sur le document de dépôt/retrait
En cas de travail de poste, il est possible de fermer la session automatiquement à une heure définie. Pour cela, il faut activer le paramètre Clôture automatique de la journée et définir l’heure dans le champ Heure de clôture de la journée dans le système ERP.
Configuration des modes de paiement concernés par le coffre-fort (Enterprise)
Dans le système Comarch ERP Enterprise, il est possible de gérer la configuration des modes de paiement déposés en coffre-fort. En raison de différents types de bons d’achat externes tels que les titres restaurants, titres services, Sodexo, vous pouvez définir quels bons d’achat doivent être déposés en coffre-fort afin de les transmettre à l’entreprise externe pour les encaisser.
Le système ERP est doté du paramètre Prendre en compte dans le coffre-fort pour les modes de paiement dont l’activation détermine l’option de stockage en coffre-fort pour le mode de paiement sélectionné. Les modes de paiement tels que : Espèces, Chèque et Bons d’achat externes possèdent le paramètre actif par défaut.